Abordarea cadrului general în construirea unui sistem Business Intelligence

O abordare de cadru general a unui sistem Business Intelligence (BI) include atât o arhitectură și o infrastructură pentru fiecare cadru, cât și o arhitectură și o infrastructură pentru cadrul general. Acestea sunt prezentate mai jos.

Arhitectura cadrelor

O modalitate este construirea sistemelor de Business Intelligence dintr-o abordare a cadrului general. Aceasta este o abordare de sus în jos. Abordarea cadrului general începe cu crearea cadrelor pentru factorii de decizie individuali. Cadrul este dezvoltat din diagrame strategice. Diagramele de strategie modelează strategia din toate cadrele de referință combinate ale factorilor de decizie. Fiecare cadru este o porțiune a întregii strategii corporative și corespunde cadrului unui factor de decizie.

Pentru a construi cadrul, harta strategică (Norton și Kaplan) se dezvoltă în cascadă până la nivelul departamentului sub forma unui tablou de date (scorecard). Acesta este primul pas în construirea arhitecturii cadrului. Acest lucru se datorează faptului că arhitectura cadrelor trebuie să se bazeze pe strategia generală a companiei. De fapt, în centrul arhitecturii cadrului se află viziunea factorului de decizie asupra strategiei, în cascadă din harta strategiei.

Acest lucru creează o legătură între strategia generală a companiei și cadrele individuale. La nivel operațional, aceasta înseamnă că concentrarea cadrului pe procesele și activitățile prezentate în Harta Strategiei. Proprietarul cadrului se concentrează pe operațiunile aflate sub controlul său. Tabloul permite proprietarului să identifice obiectivele importante care vor aduce strategia la bun sfârșit.

Infrastructura cadrelor

Pentru a determina dacă unitatea de afaceri face progrese în direcția atingerii obiectivului său, proprietarul cadrului se concentrează pe indicatorii cheie de performanță (Key Performance Indicator, KPI) și țintele pe tabloul de bord. Tabloul de bord se află în centrul cadrului factorilor de decizie. Tabloul de bord conține cele mai importante informații necesare pentru a determina dacă unitatea de afaceri face progrese către atingerea obiectivelor sale. Obiectivele specifice sunt cascadate în jos de pe harta strategică. KPI-urile și țintele din tabloul de bord instanțează strategia corporativă.

Sistemul de raportare are o arhitectură de rețea în stea (hub and spoke). Centrul sistemului de raportare este tabloul de bord. Fiecare rază este un raport despre un element al tabloului de bord, cum ar fi un raport despre un anumit KPI. Proprietarul cadrului poate obține informații suplimentare despre orice element din tabloul de bord examinând raportul asociat. Detaliile îl ajută pe proprietar să înțeleagă modul în care unitatea sa de afaceri își îndeplinește obiectivele sau de ce nu.

Pentru a introduce date în rapoarte, arhitectura cadrelor include un magazin de date (data mart). Acest data mart conține toate datele necesare pentru alimentarea rapoartelor și a tabloului de bord. Data mart poate primi date din mai multe surse, dar depozitul de date este sursa optimă.

Arhitectura cadrului general

Hărțile strategice permit crearea unui sistem de control care acționează ca sistemul nervos central pentru un sistem BI. Un sistem de control este un instrument de management utilizat pentru a interveni în comportamentul organizațional atunci când există variații între rezultatele reale și cele așteptate.

Gestionarea unei organizații necesită:

1. Planificare – un proces de creare a unei declarații de intenție
2. Control – asigurarea faptului că rezultatele dorite sunt obținute având un mecanism „prin care execuția împotriva planului poate fi controlată”.

Definirea sistemul de planificare, control și sistem de control:

Planificare

Planificarea este activitatea în care liderii de afaceri decid ce obiective sunt cele mai importante și cât de multe activități și resurse să direcționeze către procesele de afaceri care vor atinge aceste obiective. Liderii trebuie să facă alegeri cu privire la ce rezultate să urmeze și cum să le atingă.

Controlul este definit ca „asigurarea obținerii rezultatelor dorite” – mecanism prin care execuția împotriva planului poate fi controlată – un set de instrumente și abilități care vor sprijini comunicarea și punerea în aplicare a deciziilor luate.

Sistem de control

Un sistem de control combină atât planificarea, cât și controlul. Include metode de gestionare pentru crearea și diseminarea planurilor și modificări ale comportamentului organizațional necesare pentru a răspunde unor astfel de variații între rezultatele reale și cele așteptate / standard.

Pentru ca un sistem de control să fie eficient, trebuie să fie informat despre activitățile și rezultatele proceselor organizaționale într-un mod care să permită o comparație cu așteptările sau standardele anterioare. Un sistem de control are nevoie de un mijloc de a compara orice stare, reală sau ipotetică cu un standard. În sistemele BI acestea sunt măsurări și ținte.

Pentru a stabili dacă se obține sau nu starea de destinație, organizația are nevoie de o anumită formă de feedback cu privire la activitățile desfășurate și la rezultatele acestor activități. După cum s-a menționat mai sus, fără măsurare este dificil să se urmărească livrarea planurilor și, prin urmare, o sarcină cheie aici este selectarea măsurilor potrivite pentru a informa managerii despre activitate și rezultat.

În cele din urmă, cadrul general se dezvoltă odată cu dezvoltarea cadrelor. Cadrele pot fi legate orizontal sau vertical. De exemplu, cadrele operaționale pot alimenta cadrele tactice. Cadrele tactice pot alimenta cadrele strategice. În plus, integrarea orizontală permite transmiterea cunoștințelor între silozurile de afaceri. Cadrul general BI este mai mare decât suma părților sale.

În cele din urmă, abordarea cadrului general permite conectarea strategiei și controlului prin firmă prin tablouri de date. Aceasta oferă, de asemenea, un limbaj consecvent și cele mai bune practici pentru lucruri precum cascadarea tabloului de date de top prin organizație, pentru a vă asigura că măsurile din tabloul de daTE ajută la alinierea resurselor rare la realizarea strategiei. O caracteristică cheie a abordării cadru este capacitatea de a alinia măsurile la fiecare nivel al organizației cu strategia. Acest lucru asigură că toate resursele se îndreaptă spre eficientizarea companiei cât mai mult posibil.

Raționalitatea limitată și sistemul de control

Cobbold și Lawrie susțin că eficiența sau nu a unui sistem de control bun depinde de modul în care organizația alege eficient măsuri și țintește un element cheie. O metodă este de a utiliza experiența sau criteriile de referință externe. Un alt mod de selectare a acestor măsuri se bazează pe „rezultatele dorite”. O perfecționare a acestei metode se concentrează pe necesitatea ca organizația să se asigure că sistemul de control adoptă măsuri și ținte pe baza rezultatelor dorite, dar adaugă că acestea ar trebui să limiteze „selectarea măsurării la cele care sunt relevante pentru aceste rezultate”.

De ce ar trebui să restricționeze selectarea măsurărilor? Pe baza principiilor raționalității delimitate. Luarea deciziilor pe baza raționalității limitată presupune că factorii de decizie au acces la informații limitate, la limitele cognitive și la un timp limitat în care să ia decizii. Colectarea tuturor informațiilor ar cauza supraîncărcare. De asemenea, ar face organizația să reacționeze lent la schimbările de mediu sau la problemele operaționale. Factorii de decizie nu au capacitatea de a lua în considerare toate opțiunile și, prin urmare, trebuie să simplifice numărul de alegeri prin reducerea alternativelor. Cu alte cuvinte, sunt satisfăcătoare, ceea ce înseamnă că se caută soluții adecvate, mai degrabă decât optime.

Având în vedere aceste limitări, cum iau decizii liderii? Ceea ce factorii de decizie văd și consideră că este important se bazează pe informații care trec prin „lentile conceptuale” pe care toți indivizii le folosesc pentru a da sens informației. Abordarea cadru a construirii sistemelor de Business Intelligence presupune că modelele conceptuale implicite ne influențează gândurile și comportamentul. Factorii de decizie filtrează fluxul de informații care îi bombardează zilnic folosind cadrele lor de referință. Cadrele nu numai că filtrează datele, ci sunt folosite și pentru a da sens datelor. Factorii de decizie încadrează politicile în termenii a ceea ce Allison explică drept modele conceptuale care au consecințe semnificative pentru conținutul gândirii lor.

Abordarea cadrului general al Business Intelligence (BI) creează o infrastructură care filtrează și apoi organizează cantități mari de date în informații și cunoștințe. Filtrele se bazează pe cadrele de referință ale factorilor de decizie, captate în diagrame strategice. Aceste modele strategice explicite captează cadre de referință și, prin urmare, formează inima acestui sistem de Business Intelligence. Sistemul filtrează datele pe care factorul de decizie le consideră inutile și organizează date utile în informații bazate pe un cadru de referință. Factorii de decizie consideră că anumite informații și evenimente sunt critice pentru măsurarea eficienței strategice și operaționale. Construirea unui sistem de Business Intelligence care aplică acest cadru datelor primite ajută factorul de decizie să înțeleagă lumea.

Un sistem de control trebuie să ia în considerare limitările organizației. O abordare a cadrului general, care aplică principiile raționalității limitate, ale suficienței și cadrului de referințe, permite organizației să-și dea seama atât de slăbiciunile sale, cât și să profite de cunoștințe (diagrame strategice).

Infrastructură cadrului general

Infrastructura cadrului general include toată tehnologia necesară pentru a implementa o arhitectură a cadrului general al BI. Acestea includ depozitul de date (care se dezvoltă în mod natural din data mart), tehnologia de captare a feedback-ului (succes în atingerea obiectivelor), instrumente pentru tabloul de bord și sistemul de raportare etc.

Abordarea cadrului general și compatibilitatea acesteia cu alte abordări

Bill Barberg se concentrează pe o abordare care permite companiei să înceapă cu puțin și să construiască. Această abordare este o metodă mult mai ordonată decât s-ar întâmpla dacă s-ar face eforturi fără a începe cu puțin. În construirea unei părți a sistemului BI fiecare constructor beneficiază de lecțiile învățate de alți constructori, mai degrabă decât de a le învăța prin propria experiență dură – care poate fi atât costisitoare, cât și consumatoare de timp. În construirea unei părți a sistemului BI, depozitul de date, el se folosește de Ralph Kimball. Abordarea lui Kimball cu privire la dezvoltarea depozitului de date se concentrează pe o arhitectură dimensională de data mart care facilitează adăugarea de data mart în timp cu un grad ridicat de consistență. În mod similar, Poe și colab. susțin că primul data mart este, de asemenea, un depozit de date cu ușurința de a adăuga noi data mart la depozitul de date inițial. Primul data mart devine faza inițială într-un depozit de date la scară mică.

Acest lucru este în concordanță cu abordarea cadrului general prin faptul că fiecare cadru succesiv conține un data mart. Pe măsură ce numărul de cadre crește, este posibil să se integreze aceste date mart într-un singur depozit central de date. Mai mult, într-o companie care are deja un depozit de date, abordarea cadrului general permite arhitectului sistemului BI să integreze cadrele cu depozitul de date.

Abordarea cadrului general este o metodologie utilă pentru construirea unui sistem de Business Intelligence, deoarece abordează o problemă importantă cu construirea unui sistem BI. Directorii pot deveni copleșiți de măsuri, obiective, date și instrumente. Abordarea cadrului general, cu aplicarea metodologiei de tablou de date echilibrate și abordarea pas cu pas, oferă o modalitate de a se concentra asupra celor mai importante măsuri care conduc strategia organizației. Hărțile strategice și tablourile de date echilibrate sunt un instrument stabilit pentru dezvoltarea și diseminarea strategiei. Directorii trebuie doar să se concentreze pe a ajuta analistul de afaceri să dezvolte diagramele strategiei. Nu trebuie să se concentreze asupra dezvoltării întregii arhitecturi. Mai mult, creșterea sistemului este incrementală. Această abordare parțială, de sus în jos, a construirii sistemului BI utilizând o strategie de divizare și cucerire, face ca sistemul să fie mai ușor de gestionat.

Concluzie

Aplicarea unei abordări a cadrului general pentru construirea sistemelor de Business Intelligence aliniază măsurile de la toate nivelurile organizației la strategia generală, dezvoltând mai întâi diagrame strategice (culminând cu harta strategică). Următorul pas este să cascadați tablourile de date pe fiecare cadru. Aceasta servește ca bază pentru arhitectura cadrului. Odată ce infrastructura cadrelor este finalizată, analistul de afaceri își îndreaptă atenția către arhitectura cadrului general al BI. Aceasta se dezvoltă în mod natural din instrumentele hărții strategice și instrumentelor tablorilor de date echilibrate. Apoi, infrastructura cadrului general combină toate cadrele. Cel mai important, metoda de divizare și cucerire permite companiei să înceapă să construiască un sistem BI fără a ajunge să fie copleșită de detalii.

Traducere din Wikibooks