Arhivarea e-mail-urilor
Este indicat să păstrăm e-mail-urile importante şi mai ales cele oficiale (la fel ca şi scrisorile oficiale) pentru eventuale activităţi conexe sau pentru cazul în care apar neînţelegeri ulterioare. Păstrarea acestora poate conduce la o acumulare de e-mail-uri care să îngreuneze munca sau chiar să încetinească programul de e-mail.
De aceea, este indicat ca e-mail-urile mai vechi, care nu sunt revizuite des, să fie arhivate separat de e-mail-urile curente. Majoritatea programelor de e-mail oferă funcţii dedicate pentru arhivarea şi regăsirea mesajelor.
Fişierele ce conţin arhive pot fi copiate şi pe un dispozitiv de stocare adiţional, pentru a avea o copie de siguranţă. În funcţie de numărul de e-mail-uri arhivate şi de dimensiunea fişierului, acest dispozitiv poate fi o dischetă, un CD etc. (a se vedea mai jos subcapitolul „Arhive şi copii de siguranţă” pentru detalii despre arhivare şi dispozitivele de stocare cele mai recomandate).
Reguli de utilizare a corespondenţei electronice
La fel cum există reguli de purtare a corespondenţei în interiorul unei instituţii, poate fi creat şi un regulament de utilizare a mesajelor electronice în corespondenţa de serviciu. Instituirea unei astfel de politici îndeplineşte două obiective:
- Organizaţional: angajaţii sunt instruiţi cu privire la utilizarea adecvată a poştei electronice, ceea ce poate avea ca efect eficientizarea activităţii
- Legal: conţinutul mesajelor electronice intră sub incidenţa legii la fel ca orice altă corespondenţă
De aceea este util pentru instituţii să introducă astfel de instrucţiuni care se pot referi, între altele, la:
- structura mesajelor electronice (astfel cum este detaliată mai jos)
- desemnarea persoanelor care să primească copii ale mesajelor transmise (cc: şi bcc:)
- când şi cui i se redirecţionează anumite mesaje
- utilizarea confirmărilor de livrare/citire şi soluţionarea erorilor de livrare
- riscurile de securitate
- folosirea adresei de e-mail în scop personal.
Termenul de răspuns
Poşta electronică este folosită în general atunci când se doreşte un răspuns rapid. De aceea este indicat ca fiecare e-mail să primească un răspuns în termen de două zile lucrătoare. Dacă răspunsul presupune o documentare mai amănunţită, o soluţie convenabilă este expedierea unui mesaj standard prin care încunoştinţaţi expeditorul de primirea mesajului şi îi comunicaţi termenul în care va primi răspunsul detaliat.
Trebuie subliniat de asemenea că Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public prevede şi forma electronică drept modalitate de solicitare şi obţinere a acestor informaţii, iar termenele de răspuns sunt aceleaşi ca şi pentru solicitările clasice, respectiv 10 zile sau cel mult 30 de zile de la înregistrarea solicitării, în funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor şi urgenţa solicitării.
(Sursa: MCTI)
Lasă un răspuns