Ghid OJS pentru editori – Fluxul editorial

Ghid pentru gestionarea articolelor, evaluarea inter pares și publicarea în Open Journal Systems (OJS)

Traducere și adaptare după „Learning OJS for for Editors: Editorial Workflow from Submission to Post-Publication”, Public Knowledge Project (PKP), pentru OJS 3.5, licența CC BY 4.0, de Nicolae Sfetcu

Acest ghid prezintă etapele fluxului editorial în Open Journal Systems (OJS) 3.5, de la primirea unui manuscris până la publicarea articolului și gestionarea ulterioară a conținutului publicat.

Ghidul se adresează editorilor revistelor științifice și celorlalți membri ai echipelor editoriale implicați în evaluarea, pregătirea și publicarea articolelor.

Sunt explicate principalele operațiuni realizate prin intermediul platformei OJS, inclusiv atribuirea responsabilităților editoriale, selectarea recenzorilor, organizarea evaluării inter pares, comunicarea cu autorii, solicitarea revizuirilor, luarea deciziilor editoriale, corectura și pregătirea versiunilor finale pentru publicare.

Tabloul de bord este locul în care utilizatorii își gestionează sarcinile și articolele depuse. Înțelegerea modului de funcționare a tabloului de bord vă permite să identificați rapid sarcinile care trebuie îndeplinite și activitățile editoriale aflate în desfășurare în cadrul revistei.

După autentificare și accesarea tabloului de bord din meniul utilizatorului, vă puteți vedea sarcinile fie în secțiunea Tasks (Sarcini), fie în vizualizarea Assigned to Me (Atribuite mie) a tabloului de bord. De asemenea, puteți accesa diferite vizualizări ale tabloului de bord, care filtrează articolele în funcție de etapă și stare. Contorul din partea stângă oferă o imagine de ansamblu asupra numărului total de elemente existente în fiecare vizualizare.

Sub lista vizualizărilor tabloului de bord apare și butonul Start a New Submission (Începe o depunere nouă). Acesta poate fi utilizat pentru a depune un nou manuscris în calitate de autor. Procesul de depunere este prezentat în ghidul Learning OJS for Authors.

Fluxul de editare

Tabloul de bord pentru editori

Tabloul de bord, precum și structura înregistrărilor individuale de trimitere.

Etapa de depunere a manuscrisului

Primirea materialelor, verificarea inițială și atribuirea unui editor.

Prima etapă a fluxului editorial este etapa Submission (Depunere). Noile manuscrise ajung în această etapă, unde sunt atribuite editorilor de secțiune, fie automat, fie manual de către un editor al revistei sau un manager al revistei. Editorul poate apoi să înregistreze o decizie editorială sau să aleagă trecerea manuscrisului în etapa Review (Evaluare).

În acest capitol vom explica:

cum este notificat și atribuit un editor unui manuscris;
cum poate fi atribuit manual un editor;
cum poate fi luată o decizie editorială înainte de evaluare sau cum poate fi trimis manuscrisul pentru evaluare inter pares.

Rolurile implicate în această etapă sunt, de regulă, editorii — editorii revistei și editorii de secțiune — și autorii.

Etapa de evaluare

Selectarea recenzorilor, gestionarea evaluărilor și luarea deciziilor editoriale.

A doua etapă a fluxului editorial este etapa Review (Evaluare). Editorii pot decide să trimită un manuscris în această etapă pentru a fi supus evaluării inter pares.

În acest capitol vom explica:

cum se pregătesc fișierele pentru evaluare;
cum pot editorii să atribuie recenzori și să urmărească starea evaluărilor;
cum se deschide o nouă rundă de evaluare;
cum se solicită revizuiri autorului;
cum se ia decizia editorială finală.

Rolurile implicate de regulă în această etapă sunt editorii, recenzorii și autorii.

Dacă sunteți autor și vi s-a solicitat să transmiteți o versiune revizuită, consultați ghidul Learning OJS for Authors. Dacă sunteți recenzor și trebuie să efectuați o evaluare pentru o revistă OJS, consultați ghidul Learning OJS for Reviewers.

Etapa de redactare și corectură

Pregătirea și verificarea manuscrisului acceptat.

A treia etapă a fluxului editorial este etapa Copyediting (Editare de text). După ce manuscrisul a trecut prin evaluarea inter pares sau a fost acceptat în alt mod de către un editor, acesta ajunge în etapa de editare de text.

În acest capitol vom explica:

cum se atribuie editorii de text;
cum se încarcă fișierele după editarea de text;
cum se trimit fișierele editate către etapa Production (Producție), astfel încât să poată fi pregătite și programate pentru publicare.

Rolurile implicate de obicei în această etapă sunt editorii, editorii de text și autorii, aceștia din urmă fiind implicați în aprobarea modificărilor rezultate în urma editării de text.

Notă: Editorii pot anula în orice moment etapa de editare de text și pot trimite manuscrisul înapoi în etapa Review (Evaluare), selectând Cancel Copyediting dintre butoanele de acțiune.

Etapa de producție

Pregătirea fișierelor finale pentru publicare.

Ultima etapă a fluxului editorial este etapa Production (Producție). După ce manuscrisul a trecut prin evaluarea inter pares și prin editarea de text, fișierele trebuie pregătite pentru publicare.

În acest capitol vom explica:

ce sunt fișierele galley și cum se încarcă;
cum se modifică metadatele unui articol — informații esențiale precum titlul, rezumatul, datele despre autori etc.

Rolurile implicate în această etapă sunt, de regulă, editorii, editorii de machetare/designerii și autorii, aceștia din urmă fiind implicați în aprobarea versiunilor finale.

Notă: Editorii pot anula în orice moment etapa de producție și pot trimite manuscrisul înapoi la etapa Copyediting (Editare de text), apăsând Back to Copyediting dintre butoanele de acțiune.

Atenție: Instrucțiunile de mai jos presupun utilizarea modelului tradițional de publicare pe numere ale revistei. Pentru un model de publicare continuă sau Early View, PKP recomandă consultarea ghidului dedicat publicării continue, aflat în pregătire.

Publicarea și activitățile ulterioare

Crearea și publicarea numerelor revistei, gestionarea versiunilor articolelor și consultarea statisticilor.

După ce manuscrisul a parcurs toate cele patru etape ale fluxului editorial, este pregătit pentru publicare.

În acest capitol vom explica:

cum se creează un număr al revistei;
cum se editează metadatele unui număr — informații esențiale precum titlul, imaginea de copertă etc.;
cum se programează un articol pentru publicare;
cum se atribuie un articol unei categorii.

Rolul implicat în această etapă este, de regulă, cel de Journal Manager (Manager al revistei) sau Journal Editor (Editor al revistei).

Ghidul oferă instrucțiuni practice pentru utilizarea instrumentelor OJS, astfel încât procesul editorial să fie organizat, transparent și eficient.