Home » Articole » RO » Calculatoare » Organizarea şi fluxul documentelor în calculator

Organizarea şi fluxul documentelor în calculator

postat în: Calculatoare 0

Organizarea şi fluxul documentelor în calculatorAdministrarea documentelor salvate în calculator este similară administrării documentelor pe hârtie – documentele electronice pot fi organizate de asemenea în dosare şi apoi stocate în anumite locaţii. În cazul în care organizarea este deficitară, documentele se pot pierde – la fel ca şi hârtiile.

De aceea este bine să luaţi în considerare următoarele sfaturi, indiferent dacă salvaţi documentele în calculatorul dumneavoastră (pe hard-disk) sau în reţea (1).

Sfaturi utile

Folosiţi un sistem coerent de administrare şi denumire a fişierelor (2). Astfel veţi găsi uşor documentele de care aveţi nevoie, atunci când aveţi nevoie. Evitaţi structurile prea stufoase – dacă aveţi nevoie să creaţi multe fişiere într-un director şi nu le puteţi vedea pe toate, ordonaţi-le alfabetic.

Salvaţi separat fişierele cu documente şi fişierele cu programe! Astfel evitaţi să ştergeţi din greşeală documente atunci când instalaţi sau actualizaţi programe.

2. Folosiţi denumiri scurte şi concise – care vă ajută la vizualizarea întregii denumiri şi la o navigare mai uşoară în sistemul de fişiere, cum ar fi abrevieri sau denumiri comune. O altă metodă de a regăsi mai repede documentele este introducerea datei în denumire.

3. Separaţi lucrările în curs de cele terminate. Astfel reduceţi numărul de fişiere în care căutaţi un anumit document, precum şi cantitatea de date pe care să o arhivaţi. Este util ca lunar să mutaţi documentele şi fişierele cu care nu mai lucraţi în mod curent în altă locaţie sau să le arhivaţi.

Fiţi selectivi în salvarea fişierelor! Nu salvaţi documente inutile (de ex. nu toate mesajele e-mail trebuie salvate).

4. Creaţi „scurtături”. Dacă aveţi nevoie să accesaţi acelaşi document din locaţii/dosare diferite, în loc să creaţi copii ale aceluiaşi document puteţi crea o legătură directă către acesta. Pentru a accesa imediat un anumit dosar puteţi crea o legătură directă către acesta pe desktop.

Pentru a găsi un document la care aţi lucrat recent puteţi folosi directorul de documente recente din meniul start (My Recent Documents).

Distribuirea informaţiilor

În lucrul cu documentele, este important să avem mereu în vedere gradul de confidenţialitate al a acestora. Astfel, documentele publice trebuie să fie astfel distribuite/publicate încât să devină accesibile tuturor cetăţenilor, însă documentele confidenţiale trebuie stocate în aşa fel încât să nu poată fi accesate de către persoanele neavizate.

O atenţie deosebită trebuie acordată informaţiilor confidenţiale distribuite în format electronic, întrucât acestea pot fi uşor multiplicate sau distribuite mai departe de către terţe persoane – este de preferat să se precizeze clar şi direct natura confidenţială a acestor documente pentru toţi destinatarii sau utilizatorii. Mesajele importante pot fi chiar criptate, dacă este cazul, iar documentele pot fi păstrate în foldere sau arhive protejate cu parolă, sau care pot fi accesate doar cu utilizarea unui eToken (3).

Regăsirea informaţiilor

Atât în cazul fluxului de documente pe hârtie cât şi în cazul celor electronice, este important să păstrăm referinţe despre autorii lor, expeditorii sau destinatarii cărora le-au fost trimise. Astfel, va fi întotdeauna uşor de aflat de unde provin anumite informaţii sau documente, respectiv cine a fost informat despre anumite schimbări (4).

(1) Este recomandat ca în fiecare instituţie să existe un set de reguli pentru managementul documentelor. Există numeroase aplicaţii care pot fi utile în acest sens, permiţând stocarea eficientă, organizarea şi regăsirea rapidă a documentelor – aspecte esenţiale pentru orice organizaţie care prelucrează un volum mare de informaţii.
(2) Este indicat să folosiţi denumiri relevante pentru conţinutul dosarelor (folderelor) şi să menţineţi acelaşi sistem de salvare a documentelor pentru a le găsi mai uşor (ex. „Adrese”, „Rapoarte”, etc.)
(3) Mic dispozitiv hardware pe care utilizatorul îl poartă asupra sa şi care este necesar pentru accesarea anumitor fişiere/aplicaţii, asemenea unei parole.
(4) Dacă acest lucru este realizat practic automat în cazul corespondenţei transmise prin e-mail, pentru scrisori şi documente este necesar să păstrăm o evidenţă specială, similară celei a programului e-mail.

(Sursa: MCTI)

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.