Sisteme informaționale pentru colectarea, filtrarea, procesarea, crearea și distribuirea datelor și informațiilor

Un sistem informațional (SI) este orice sistem organizat pentru colectarea, organizarea, stocarea și comunicarea informațiilor. Mai precis, acesta este studiul rețelelor complementare pe care oamenii și organizațiile le utilizează pentru a colecta, filtra, procesa, crea și distribui date.

Un sistem informațional computerizat este un sistem format din oameni și calculatoare care procesează sau interpretează informații. Termenul este folosit uneori și în sensuri mai restrânse pentru a se referi numai la software-ul utilizat pentru a rula o bază de date computerizată sau se referă numai la un sistem informatic.

Un accent este pus pe un sistem informațional având o limită clară, utilizatori, procesoare, magazine, intrări, ieșiri și rețelele de comunicații menționate mai sus.

Orice sistem informațional specific urmărește să sprijine operațiunile, gestionarea și luarea deciziilor. Un sistem informațional este tehnologia informației și comunicațiilor (TIC) pe care o utilizează o organizație, precum și modul în care oamenii interacționează cu această tehnologie în susținerea proceselor de afaceri.

Unii autori fac o distincție clară între sistemele informaționale, sistemele informatice și procesele de afaceri. Sistemele informaționale includ în mod tipic o componentă TIC, dar nu sunt pur legate de TIC, concentrându-se în schimb pe utilizarea finală a tehnologiei informației. Sistemele informațional sunt, de asemenea, diferite de procesele de afaceri. Sistemele informațional ajută la controlul performanței proceselor de afaceri.

Alter argumentează avantajele considerării unui sistem informațional ca un tip special de sistem de lucru. Un sistem de lucru este un sistem în care oamenii sau mașinile efectuează procese și activități care utilizează resurse pentru a produce produse sau servicii specifice pentru clienți. Un sistem informațional este un sistem de lucru ale cărui activități sunt dedicate capturării, transmiterii, stocării, extragerii, manipulării și afișării informațiilor.

Ca atare, sistemele informaționale inter-relaționează cu sistemele de date, pe de o parte, și cu sistemele de activitate pe de altă parte. Un sistem informațional este o formă de sistem de comunicații în care datele reprezintă și sunt prelucrate ca o formă de memorie socială. Un sistem informațional poate fi, de asemenea, considerat un limbaj semi-formal care sprijină procesul de luare a deciziilor și acțiunea umană.

Sistemele informaționale reprezintă subiectul principal de studiu pentru informatica organizațională.

Prezentare generală

Silver și colab. (1995), au oferit două perspective pentru SI care includ software, hardware, date, oameni și proceduri. Zheng a oferit o altă abordare a sistemului informațional, care adaugă, de asemenea, procese și elemente de sistem esențiale, cum ar fi mediul, limita, scopul și interacțiunile. Association for Computing Machinery definește “specialiștii sistemelor informatice ca focalizându-se pe integrarea de soluții în domeniul tehnologiei informației și a proceselor de afaceri pentru a satisface nevoile de informare ale firmelor.”

Există diferite tipuri de sisteme informaționale, de exemplu: sisteme de procesare a tranzacțiilor, sisteme de suport al deciziilor, sisteme de management al cunoașterii, sisteme de management al învățării, sisteme de management al bazelor de date și sisteme informaționale de birou. Critice pentru majoritatea sistemelor informatice sunt tehnologiile informaționale, care sunt de obicei proiectate pentru a permite oamenilor să își îndeplinească sarcinile pentru care creierul uman nu este potrivit, cum ar fi: manipularea unor cantități mari de informații, efectuarea de calcule complexe, și controlarea mai multor procese simultane.

Tehnologiile informaționale sunt o resursă foarte importantă și maleabilă disponibilă pentru directori. Multe companii au creat o poziție de director al sistemelor informaționale (chief information officer, CIO), aflat în echipa de conducere împreună cu directorul general (chief executive officer, CEO), directorul financiar (chief financial officer, CFO), directorul de exploatare (chief operating officer, COO) și directorul tehnic (chief technical officer, CTO). CTO poate servi ca CIO, și vice-versa. Șeful cu securitatea sistemelor informaționale (chief information security officer, CISO) se concentrează pe managementul securității informațiilor.

Cele șase componente care trebuie să fie împreună pentru a produce un sistem informațional sunt:

1. Hardware: Termenul hardware se referă la mașini. Această categorie include calculatorul în sine, care este adesea menționat ca unitate centrală de procesare (central processing unit, CPU) și toate echipamentele sale anexe. Printre echipamentele anexe sunt dispozitivele de intrare și de ieșire, dispozitivele de stocare și dispozitivele de comunicații.
2. Software: Termenul software se referă la programele de calculator și manuale (dacă există) pentru suport. Programele de calculator sunt instrucțiuni care pot fi citite, care direcționează circuitele în interiorul componentelor hardware ale sistemului să funcționeze în moduri care produc informații utile din date. Programele sunt în general stocate pe un suport oarecare de intrare/ieșire, de multe ori un disc sau bandă.
3. Date: Datele sunt fapte care sunt utilizate de programe pentru a produce informații utile. La fel ca programele, datele sunt stocate în general într-o formă care poate fi citită de mașină pe disc sau bandă pentru când computerul are nevoie de ele.
4. Proceduri: Procedurile sunt politicile care guvernează funcționarea unui sistem informațional. “Procedurile sunt pentru oameni ceea ce software este pentru hardware” este o analogie comună, care este utilizată pentru a ilustra rolul procedurilor într-un sistem.
5. Persoane: Fiecare sistem are nevoie de oameni, pentru a fi util. Adesea, elementul cel mai supra-analizat al sistemului sunt oamenii, probabil componenta care influențează cel mai mult succesul sau eșecul sistemelor informaționale. Aceasta include “nu numai utilizatorii, dar și pe cei care operează și întrețin calculatoarele, pe cei care întrețin datele și pe cei care operează rețeaua de calculatoare.” (Kroenke, D. M. (2015). MIS Essentials. Pearson Education)
6. Feedback: aceasta este o altă componentă a SI, care definește modul în care SI poate informa asupra reacțiilor (Deși această componentă nu este necesară pentru funcționare).

Datele sunt puntea între hardware și oameni. Acest lucru înseamnă că datele pe care le colectăm sunt numai date, până când vom implica oameni. La acel moment, datele devin informații.

Tipuri de sisteme informaționale

(Piramida sistemelor informaționale)

Punctul de vedere “clasic” al sistemelor informaționale din manualele din anii 1980 este o piramidă de sisteme care reflectă ierarhia organizației, de obicei sisteme de procesare a tranzacțiilor la baza piramidei, urmate de sistemele informatice de gestiune, sisteme de asistare a deciziilor, și terminând cu sistemele de informații executive în partea de sus. Deși modelul piramidei rămâne util, de când s-a formulat pentru prima dată o serie de noi tehnologii au fost dezvoltate și noi categorii de sisteme informaționale au apărut, dintre care unele nu se mai potrivesc cu ușurință modelului piramidei originale.

Câteva exemple de astfel de sisteme sunt:

• depozite de date
• planificarea resurselor întreprinderii
• sisteme corporative
• sisteme expert
• motoare de căutare
• sistem de informații geografice
• sistem de informare la nivel global
• automatizari pentru birou.

Un sistem informațional computerizat este, în esență, o tehnologie de calculator care utilizează SI pentru a efectua unele sau toate sarcinile planificate. Componentele de bază ale sistemelor informatice computerizate sunt:

• Hardware – acestea sunt dispozitive precum monitorul, procesorul, imprimanta și tastatura, toate lucrând împreună pentru a accepta, procesa, și afișa date și informații.
• Software– sunt programele care permit hardware-ului să proceseze datele.
• Baze de date – sunt colectarea de fișiere asociate sau tabele care conțin date aferente.
• Rețele – sunt un sistem de conectare care permite diverselor calculatoare să distribuie resurse.
• Proceduri – sunt comenzile pentru combinarea componentelor de mai sus pentru a procesa informațiile și a produce ieșirea dorită.

Primele patru componente (hardware, software, baze de date și rețele) alcătuiesc ceea ce este cunoscut sub numele de platforma tehnologiei informației. Specialiștii în domeniul tehnologiei informației ar putea folosi apoi aceste componente pentru a crea sisteme informaționale care monitorizează măsurile de siguranță, riscurile și gestionarea datelor. Aceste acțiuni sunt cunoscute ca servicii de tehnologia informației.

Anumite sisteme informaționale suportă părți ale organizațiilor, altele susțin organizații întregi, iar altele grupuri de sprijin ale organizațiilor. Fiecare departament sau zonă funcțională în cadrul unei organizații are propria colecție de programe și aplicații, sau sisteme informaționale. Aceste sisteme informaționale ale ariilor funcționale (SIAF) susțin SI mai generale, și anume sistemele de business intelligence și panourile de control. După cum sugerează și numele, fiecare SIAF suportă o anumită funcție în cadrul organizației, de ex.: SI pentru contabilitate, SI pentru finanțe, SI pentru managementul producției/operațiunilor, SI pentru marketing și SI pentru resursele umane. În finanțe și contabilitate, managerii folosesc sisteme TI pentru a prognoza veniturile și activitatea în afaceri, pentru a determina cele mai bune surse și utilizări ale fondurilor, precum și pentru a efectua audituri pentru a se asigura că organizația este în mod fundamental solidă și că toate rapoartele financiare și documentele sunt corecte. Alte tipuri de sisteme informaționale organizaționale sunt SIAF, sisteme de procesare a tranzacțiilor, planificarea resurselor întreprinderii, sistem de automatizare de birou, sistem informaționale de management, sisteme de suport decizional, sisteme expert, panoul de control executiv, sistemul de management al lanțului de aprovizionare, precum și sistemul de comerț electronic. Panourile de control sunt o formă specială de SI, pentru toți managerii organizației. Ele oferă un acces rapid la informații în timp util și accesul direct la informații structurate sub forma unor rapoarte. Sistemele expert încearcă să dubleze activitatea experților umani prin aplicarea capacităților de raționament, cunoștințe și expertiză într-un anumit domeniu.