Tehnologia ajută oamenii să comunice mai uşor, mai repede, în orice loc, dar poate fi în acelaşi timp o sursă de stres datorată avalanşei de informaţii cu care suntem copleşiţi. Dacă primiţi 100 şi trimiteţi 20 de e-mail-uri zilnic, cantitatea de informaţie devine copleşitoare şi pare aproape imposibil să-i faceţi faţă. În plus, o mare parte dintre aceste e-mail-uri sunt neimportante şi cu toate acestea ne răpesc o mare parte din timp, ajungând chiar să pierdem 1-2 ore pe zi doar răspunzând la e-mail-uri. În acest caz, e-mail-ul, în loc să ne ajute, ne opreşte din activităţile importante.
Cum putem gestiona e-mail-ul astfel încât să avem timp şi pentru celelalte activităţi zilnice? Un răspuns rapid ar fi: organizarea. Nu lăsaţi e-mail-urile să se adune în Inbox. identificaţi rapid e-mail-urile importante şi decideţi cum trebuiesc procesate.
Organizare şi automatizare
Pentru început, trebuie să sortaţi e-mail-urile pe care le primiţi, astfel încât să le puteţi identifica pe cele importante şi pe cele la care trebuie să răspundeţi.
Inbox – reguli de bază:
- În Inbox nu trebuie să se găsească decât e-mail-uri cu adresa dumneavoastră în To:34 şi CC:.35 Dacă numele Dvs. este într-unul din aceste două câmpuri, înseamnă că expeditorul a dorit să citiţi acest mesaj şi poate chiar să răspundeţi (mai ales dacă adresa Dvs. este în câmpul To:).
- Mesajele trebuie să fie sortate după priorităţi.
În ordine, veţi răspunde la mesajele primite de la:- Director, manager sau supervizor
- Echipele şi proiectele la care lucraţi (trebuie să fiţi la curent cu evoluţia proiectelor şi să răspundeţi în timp util la solicitările colegilor de echipă).
- Alte persoane.
Suntem tentaţi să citim toate mesajele primite de pe listele de discuţii la care suntem abonaţi şi toate glumele primite de la prieteni. Este indicat să nu pierdeţi timp preţios cu acestea, sau măcar să amânaţi până la sfârşitul zilei când aţi terminat lucrurile importante. Altfel riscaţi să ajungeţi la ora prânzului şi să constataţi că nu aţi terminat de citit e-mail-urile. Din acest motiv, toate mesajele primite care nu corespund regulilor de mai sus nu au ce căuta în Inbox şi astfel nu veţi fi tentaţi să le examinaţi.
Automatizarea sortării mesajelor
Programele de e-mail ne ajută la sortarea mesajelor folosind reguli sau filtre şi, respectiv, diverse variante de vizualizare pentru mesaje.
Reguli/filtre
Trebuie să începeţi prin a crea o ierarhie de foldere pentru mesajele primite. Felul în care construiţi ierarhia depinde de preferinţele fiecăruia. În mod normal se creează un folder pentru fiecare proiect sau grup de persoane cu care corespondaţi şi câte un folder pentru fiecare listă de discuţii (sau grup de liste cu tematică asemănătoare). Se creează de asemenea foldere în care veţi muta mesajele pentru arhivare.
Trebuie create apoi regulile/filtrele pentru procesarea mesajelor. O astfel de regulă are următorul format:
Dacă <regulă> (ex:e-mail-ul a fost trimis către o anume listă de distribuţie)
Atunci mutare în folderul <specificat> (ex: folderul creat pentru respectiva listă de distribuţie)
<Excepţie> (ex: dacă numele dumneavoastră este în caseta To sau CC).
Vizualizare: culori şi etichete
Pentru a identifica mai rapid ordinea în care trebuie să răspundeţi, unele programe de e-mail pot colora automat mesajele în funcţie de anumite criterii (spre exemplu, cele primite de la manager cu roşu, mesajele din partea echipei cu albastru etc.). Astfel, puteţi observa dintr-o privire dacă aveţi în Inbox mesaje importante sau dintr-o anumită categorie.
Mesajelor de poştă electronică li se poate ataşa o etichetă pentru urmărire, pentru a simplifica clasificarea şi găsirea lor ulterioară. Unele programe de e-mail permit chiar vizualizarea doar a unei categorii de e-mail-uri, cum ar fi cele care corespund unei anume etichete, sau cele necitite.
Procesarea e-mail-urilor
După citirea unui e-mail, aveţi 4 variante principale de procesare:
| Acţiune | Descriere |
| Răspundeţi | Răspundeţi la mesaj imediat sau îl lăsaţi în continuare în Inbox pentru a răspunde mai târziu. După ce aţi răspuns, mutaţi mesajul folderul corespunzător. |
| Forward | Redirecţionaţi mesajul către alte persoane (dacă nu e problema dumneavoastră sau informaţiile îi interesează şi pe ei), după care mutaţi e-mail-ul din Inbox (la fel ca mai sus). |
| Salvaţi în alt director | Salvaţi mesajul pentru referinţă ulterioară în alt folder. Puteţi crea etichete pentru urmărirea/regăsirea ulterioară a mesajului, iar unele programe de e-mail pot să reamintească de acest mesaj la o anumită dată. |
| Ştergeţi | Ştergeţi mesajul, dacă nu este de interes. |
Când citiţi e-mail-ul?
Acest lucru depinde foarte mult de natura muncii:
- Dacă este critic să răspundeţi rapid la toate mesajele (de exemplu lucraţi la departamentul de relaţii cu publicul sau de suport tehnic) atunci probabil că programul de e-mail va rula tot timpul şi va trebui să citiţi şi să răspundeţi imediat la toate mesajele primite.
- Dacă activitatea dumneavoastră nu presupune răspunsuri imediate atunci, cel mai bine este să rezervaţi acestei activităţi o anumită perioadă a zilei (de exemplu la sfârşitul programului sau dimineaţa).
Căutarea mesajelor
Majoritatea programelor de e-mail actuale oferă facilităţi de căutare pentru a regăsi mesajele primite sau trimise anterior. Căutarea se poate face după diverse criterii: cuvinte cheie (din tot mesajul sau doar din câmpul de subiect), dată, importanţă, folosind etichetele (vezi mai sus) etc.
Foldere de căutare
Noile generaţii de programe de e-mail oferă o facilitate utilă pentru căutări frecvente. După realizarea unei căutări, rezultatele pot fi salvate sub forma unor foldere virtuale, numite „foldere de căutare”, acestea putând fi menţinute „la zi”, prin actualizări automate. Astfel, atunci când se doreşte reluarea căutării se va apela direct folderul de căutare, care conţine deja e-mail-urile căutate.
Răspunsul automat (Autoresponder)
Acesta este de fapt o opţiune care furnizează instantaneu un răspuns automat, de fiecare dată când se primeşte un mesaj. Astfel, persoana care a trimis un e-mail la adresa respectivă va primi în câteva minute răspunsul automat pe care l-aţi creat în autoresponder.
În acelaşi timp, dumneavoastră veţi primi un e-mail de confirmare în care vor fi specificate:
- adresa solicitantului
- data şi ora la care a fost trimis mesajul
- alte informaţii introduse în mesajul persoanei respective
Înainte de instalarea unui autoresponder trebuie luate în considerare două aspecte:
- Mesajul se va scrie folosind un editor text, ca de exe
mplu Windows Notepad sau Wordpad. Apoi, cu comenzile Copy şi Paste se va copia în formularul setat iniţial. - În mesajul pre-format trebuie să nu existe mai mult de 60-70 de caractere pe linie, pentru a evita liniile prea lungi şi a putea fi citit mai uşor.
Mesaje de eroare e-mail
Atunci când mesajul electronic nu poate fi distribuit, expeditorul primeşte un mesaj automat în acest sens, mesaj care explică şi cauzele insuccesului. Exista trei motive obişnuite datorită cărora transmiterea poştei electronice eşuează:
- sistemul de poştă electronică nu poate găsi serverul destinatarului – „Host unknown” (acest lucru înseamnă că domeniul din adresa destinatarului este inexistent);
- destinatarul nu este cunoscut de acel server – „Unknown user” (domeniul este corect, dar pe serverul respectiv nu se afla un utilizator cu numele specificat în mesaj)36;
From: Mail Delivery Subsystem MAILER-DAEMON@gov.ro
To: <ion.popescu@primarie.ro>;
Date: Sun, 9 Feb 2006 18:15:26 +0200
Subject: Returned mail: User unknown
- Programul poate găsi atât serverul cât şi destinatarul, dar nu poate transmite mesajul. Iată câteva motive posibile:
- reţeaua poate avea erori, făcând imposibil contactul cu sistemul aflat la distanţă;
- sistemul aflat la distanţă poate fi „mort” (poate avea, de exemplu, probleme hardware);
- sistemul aflat la distanţă poate fi greşit configurat.
Cu toate acestea, faptul că nu primiţi un mesaj de eroare nu înseamnă obligatoriu că e-mail-ul a ajuns la destinatar. Este posibil să existe întârzieri în transmiterea datelor sau datorită unor erori în redactarea adresei destinatarului mesajul să ajungă la altcineva. De aceea este bine ca pentru mesajele importante să folosiţi opţiunea de confirmare de primire (care va indica faptul că mesajul a ajuns la serverul de e-mail al destinatarului) sau cea de confirmare de citire (prin care destinatarul confirma printr-un mesaj automat faptul că a citit e-mail-ul dumneavoastră)
(Sursa: MCTI)
Lasă un răspuns