Modele de propuneri de afaceri

O propunere de afaceri este o ofertă scrisă de la un vânzător unui cumpărător potențial. Propunerile de afaceri sunt de multe ori o etapă cheie în procesul complex de vânzări – respectiv, ori de câte ori un cumpărător este interesat de mai mult decât prețul într-o achiziție.

O propunere pune cerințele cumpărătorului într-un context care favorizează produsele și serviciile vânzătorului, și educă cumpărătorul despre capacitățile vânzătorului în a satisface nevoile sale.

Tipuri de propuneri

Există trei categorii distincte de propuneri de afaceri:

• solicitate în mod oficial
• solicitate informal
• nesolicitate

Propunerile solicitate sunt scrise ca răspuns la cerințele publicate, conținute într-o cerere de propuneri (request for proposal, RFP), cererea de ofertă (request for quotation, RFQ), invitație la licitație (invitation for bid, IFB), sau o cerere de informații (request for information, RFI).

Cererea de propuneri (RFP)

RFP oferă specificații detaliate despre ceea ce clientul dorește să cumpere și uneori include instrucțiuni pentru pregătirea propunerii, precum și criteriile de evaluare pe care clientul le va folosi pentru a evalua ofertele. Clienții emit RFP atunci când nevoile lor nu pot fi îndeplinite de produsele sau serviciile disponibile în general. RFI sunt emise pentru a se selecta vânzătorii care sunt interesați în furnizarea de servicii/produse pentru cerințele specifice. Pe baza răspunsului la RFI, RFP detaliate se eliberează către furnizorii calificați despre care organizația crede pot oferi serviciile dorite. Propunerile, ca răspuns la RFP, sunt rareori mai puțin de 10 de pagini și, uneori ajung până la mii de pagini, fără date de cost.

Cererea de ofertă (RFQ)

Clienții emit RFQ atunci când doresc să cumpere cantități mari de marfă și prețul nu este singura problemă – de ex., atunci când disponibilitatea sau livrarea sau serviciul sunt importante. RFQ poate fi foarte detaliat, astfel încât propunerile scrise RFQ pot fi lungi, dar în general mult mai scurte decât o propunere RFP. Propunerile RFQ constau în principal din datele referitoare la costuri, cu problemele clienților descrise în texte scurte, precum controlul calității.

Clienții emit IFB atunci când cumpără unele servicii, cum ar fi construcția. Cerințele sunt detaliate, dar considerentul principal este prețul. De exemplu, un client prevede planuri arhitecturale pentru ca potențialii contractori să liciteze pentru aceasta. Aceste propuneri pot fi de lungă durată, dar în cele mai multe cazuri lungimea se datorează datelor de estimare a costului și programărilor detaliate.

Cerere de informații (RFI)

Uneori, înainte ca un client să emită o RFP sau RFQ sau IFB, clientul va emite o cerere de informații (RFI). Scopul RFI este de a obține RFI „informații de piață” cu privire la produsele, serviciile și furnizorii care sunt disponibili. RFI sunt folosite pentru a modela RFP, RFQ, si IFB  finale, astfel vânzătorii potențiali au mare grijă la a răspunde acestor solicitări, în speranța de a modela eventuala solicitare formală față de produsele sau serviciile lor.

Propunerea solicitată informal

Propunerile informal solicitate sunt de obicei rezultatul convorbirilor purtate între un vânzător și un potențial client. Clientul este interesat suficient de un produs sau un serviciu pentru a solicita o propunere. De obicei, clientul nu cere propuneri de la alți furnizori concurenți. Acest tip de propunere este cunoscută ca o propunere din sursă unică. Nu există cerințe formale pentru a răspunde.

Propunerea nesolicitată

Propunerile nesolicitate sunt broșuri de marketing. Ele sunt întotdeauna generice, fără nicio legătură directă între nevoile clienților sau cerințele specificate. Vânzătorii le folosesc pentru a introduce un produs sau serviciu la un potențial client. Ele sunt adesea folosite ca date informative și de contact la sfârșitul de întâlnirilor inițiale sau cu noi clienți, sau „cadouri” la târguri sau alte reuniuni publice. Acestea nu sunt concepute pentru a încheia o vânzare, doar pentru a introduce posibilitatea unei vânzări.

Componente

Propunerea formal solicitată

1. Matricea cerințelor, care se potrivește cu cerințele clienților la nivel de numere de paragrafe și pagini acolo unde aceste cerințe sunt abordate în propunere
2. Rezumat executiv, care prezintă avantajele principale ale soluțiilor vânzătorilor la cerințele clientului
3. Volum tehnic, prin care se demonstrează modul în care vor fi îndeplinite fiecare cerință
4. Volum de management, care descrie modul în care programul va fi gestionat
5. Volum de cost, care oferă toate datele de calcul al costurilor, precum și planuri și programe de implementare.

Propunere de afaceri solicitată informal

1. O descriere a capacităților vânzătorului sau a produselor
2. O discuție a problemelor cheie
3. O descriere a specificațiilor cumpărătorului și modul în care acestea vor fi îndeplinite
4. Costul ofertei
5. Un program de livrare a produselor sau serviciilor
6. Dovada experienței anterioare, și anume mărturii de la clienții anteriori, descrieri ale proiectelor anterioare

Gestionarea propunerilor de afaceri

Gestionarea propunerilor reprezintă o provocare enormă pentru vânzări și echipele de marketing. Multe metode de gestionare înființate sunt inadecvate pentru a face față problemelor mai largi asociate cu producerea și livrarea de propuneri.

Procesul de management al propunerilor

Managementul propunerilor este un proces inerent de colaborare. De multe ori este format din următoarele roluri și responsabilități de bază:

• Creator – responsabil pentru crearea și editarea de conținut.
• Editor – responsabil pentru finisarea mesajul conținut și a modul de livrare, inclusiv traducerea și localizarea.
• Distribuitor – responsabil pentru publicarea conținutul pentru utilizare.
• Administrator – responsabil pentru gestionarea permisiunilor de acces la documente și fișiere, de obicei prin atribuirea de drepturi de acces la grupuri de utilizatori sau roluri.
• Consumator sau vizitator – persoana care citește sau ajunge la conținut după ce este publicat sau partajat în alt mod.

Din ce în ce, termenul de management al propunerilor este folosit pentru a sugera că angajamentul față de procesul de propuneri este important nu numai pentru echipa de vânzări, și ar trebui să afecteze, de asemenea, pe cei care lucrează în marketing, juridic, și în vânzări.

Există, de asemenea, o tendință în creștere față de utilizarea software-ului de management al propunerilor care permite utilizatorilor să creeze rapid și ușor propuneri, să colaboreze cu membrii echipei, să urmărească și analizeze implicarea clientului.

Scrierea propunerilor

Scrierea unei propuneri de succes poate fi făcută mai ușor prin dezvoltarea unei liste de control al propunerilor care conține informațiile standard necesare care se găsesc de obicei în 80% din toate propunerile de vânzări. Acest lucru face mult mai ușorscrierea propunerii prin construirea unei scheme și apoi cercetarea lipsei de aproximativ 20%. De exemplu, Numele companiei, Misiunea, Istoria, Calificările, trebuie să rămână aceleași pentru cele mai multe propuneri care vin dinspre secțiunea de prețuri și opțiuni specifice de produse și servicii către client pentru a fi personalizate pentru clientul țintă curent. În timp, procesul poate fi plictisitor, dar pașii sunt destul de identici. În afară de propunerile solicitate și nesolicitate, alte tipuri includ propunerile interne și contractele de surse unice.

Propunerile interne

Propunerile interne sunt idei sau proiecte care sunt prezentate oricui deține funcția de top management într-o companie. Aceste tipuri de propuneri pot fi scrise de un anumit individ, de un grup, departament sau divizie a unei anumite firme. Un exemplu în acest sens este atunci când managerul unei linii de produse scrie o propunere sugerând că societatea ar trebui să robotize procesul de producție. Unele avantaje la aceasta include comunicarea mai ușoară, știind nevoile clientului și luarea deciziilor rapide. Unele avantaje pentru aceasta poate include concurența din partea altor companii.

Contract de sursă unică

Aceste tipuri de propuneri sunt făcute atunci când o firmă privată, o agenție guvernamentală sau o asociație va furniza un serviciu sau un produs la o singură companie și atunci când o companie are o excelent autenticitate si renume. Formatul standard pentru acest tip de propunere constă în informații despre un anumit produs, inclusiv programele de preț și de livrare. Unele avantaje pentru acest lucru includ lipsa nevoii de resurse pentru a câștiga un contract, iar firma sau clientul știe când va fi gata lucrarea.

Format

Propunerile sunt bazate pe studii, ceea ce face important pentru cel care studiază propunerea să cunoască clientul. Acesta trebuie să cunoască fondul ideii care este prezentată și să arate că este bine pregătit pentru a face față unei probleme sau situație în care se găsește clientul. Studiul unei companii, institut, firmă, etc. se face în avans, crescând astfel șansele unei propuneri bine făcute și cel care analizează propunerea va avea o idee bună a rezultatului din cercetarea făcută. Un format general pentru propuneri include pagina de titlu, rezumat, expunerea didactică a problemei și metoda de a rezolva aceasta, bugetul, și informații biografice.

Titlu

Chiar dacă pare mic, este important ca titlul paginii să fie scurt și definit. Ar fi o idee bună să utilizați cuvinte cheie în scopul indexării, atâta timp cât acestea sunt scrise într-un model relevant.

Rezumat

Această parte a propunerii ar trebui să menționeze situația, metoda, scopul, domeniul de aplicare, precum și rezultatul așteptat. De obicei este format din 200 de cuvinte. Carl B. Palmer, șeful Cercetării Sponsorizate, Granturi și Contracte de Cercetare, al Agenției de Științe Spațiale, si NASA, spune că rezumatul trebuie sa fie „scurt, slabă, și numai mușchi.” De asemenea, el subliniază faptul că managerii aruncă de obicei o scurt privire la rezumat și se vor concentra doar pe propunerea în sine dacă întrevăd un mesaj.

Declarația și Metoda

Este important de subliniat ideea principală care este prezentată. În primul rând autorul propunerii ar trebui să indice ce idee este și să o evidențieze ca unică. Apoi, cel care scrie propunerea ar trebui să explice ce se face cu ideea. Asigurați-vă că evitați expresii precum: „Nimeni nu s-a gândit să facă acest lucru înainte de” sau „Aceasta este în întregime originală.” Altfel, cel care a scris propunerea va părea plictisitor și neatent.

Buget

Cel care scrie propunerea include alocările și suma totală a banilor care va fi plătită. Se subliniază faptul că grila de salarizare trebuie să fie compatibilă cu scala companiei. Se vor include costurile estimate de materiale de unică folosință, echipamente și consumabile. Această parte a propunerii ar include, de asemenea, călătoriile, costurile de publicare, precum și costuri directe.

Informații biografice

Această parte a propunerii încearcă în esență să demonstreze clientului că persoana care a scris și depus propunerea este capabilă să-și facă treaba. Toată lumea care a contribuit la realizarea propunerii este menționată, inclusiv realizările lor. De obicei, o propunere foloseste persuasiunea pentru a convinge audiența să cumpere ideea expusă. Un exemplu este atunci când o propunere încearcă să convingă unul sau mai mulți sponsori să investească într-un proiect. Un alt exemplu de utilizare a unei propuneri pentru a convinge un client este atunci când compania care scrie propunerea solicită o subvenție. Categoriile care pot implica subvenții includ serviciile sociale, de îngrijire a sănătății, religii, filantropie, dezvoltarea economică, guvern și educație. Convingerea poate funcționa numai atunci când aceste componente sunt implicate; valoarea sponsorizării, credibilitatea solicitantului, logica propunerii, precum și psihologia propunerii. Un alt mod de a face propuneri convingătoare este de a conecta ideile unui proiect la valorile sponsorilor sau probleme de interes.

Valori ale sponsorilor

Principalele obiective ale sponsorilor sau donatorilor de subvenții includ orice dilem, inechitate sau nedreptate specifică. Misiunea lor este de a umple spațiul dintre categoriile „ceea ce este” și „ceea ce ar trebui să fie.” Un exemplu este o organizație care încearcă să prevină abuzul asupra copiilor. Activitățile ei includ acordarea de sprijin familiilor și copiilor și învățarea despre abuz și cum poate fi eliminat. În afară de aceasta, fundația servește grupurile de oameni obișnuiți din comunitate, prin asistență tehnică și profesională, făcând cunoscute cele mai bune practici de program și tehnici de evaluare.

Credibilitatea solicitantului

Una din sarcinile unui solicitant este să autorizeze credibilitatea organizațională, individuală, și a proiectului. Atunci când o organizație propune o idee pentru a fi prezentată de către un director de proiect, este important pentru ei să aibă credibilitate. Persuasiunea este, de asemenea, una dintre cheile succesului. O organizație va încerca să convingă audiența despre cât de diferită și unică este față de orice altă companie. Un exemplu este un departament de biologie de la o universitate care cere bani pentru a face cercetare în genetică. Departamentul poate merge mai departe și să spună că are 30 de ani de studii medicale de biologie și că cercetarea lor inspectează atât elemente hormonale cât și genetice care determină reglarea genei.

Logica propunerii

Aceasta se referă în esență la realizarea de elemente ale propunerii care ilustrează un decalaj identificat, o situație îmbunătățită, și beneficiile rezultate pentru populația vizată. Beneficiile se vor prezenta ca lucrurile bune care se vor întâmpla prin atingerea obiectivelor care sunt prezentate. Componentele trebuie să reflecte o relație între valorile sponsorului și proiectul care este propus. O descriere exactă a problemei sau nevoii este necesară, împreună cu scopul organizației, fondurile și cum se vor stinge obiecțiile. Aceasta include, de asemenea, un calendar și o prezentare scurtă a audienței vizate.

Psihologia propunerii

Sponsori oferă de obicei bani atât din motive psihologice cât și logice. Aspectele psihologice ale propunerii ating nevoile emoționale ale sponsorului. Componentele care pot fi găsite într-o propunere de succes includ pasiunea, dreptul de proprietate, energia, încrederea și angajamentul. Sponsorii folosesc fondurile ca investiții. Sponsorii trebuie să simtă că sunteți serios în a-i ajuta în problemele lor. Atâta timp cât o propunere exprimă interesul și preocuparea pentru valorile și idealul sponsorului, există o șansă bună de succes.

Traducere din Wikipedia