Scrierea unei scrisori de afaceri

S-ar putea să credeți că oamenii care trăiesc în era tehnologiei nu au nevoie să învețe abilitățile scrisorilor de afaceri. La urma urmei, în lumea profesională de astăzi, e-mailurile au înlocuit scrisorile de afaceri ca mod principal de comunicare. Cu toate acestea, multe situații formale sunt încă cel mai bine gestionate cu scrisorile de afaceri, indiferent dacă sunt trimise pe hârtie sau ca atașament la un e-mail.

Când scrieți o scrisoare de afaceri, dacă utilizați antet de afaceri care include adresa companiei și alte informații de contact, nu este necesar să includeți acele informații în scrisoare. Cel mai obișnuit format de scrisori de afaceri, formatul bloc, folosește marje de un inch cu tot conținutul aliniat cu marginea din stânga, inclusiv paragrafele din corp. Unele forme mai puțin obișnuite folosesc indentarea. Scrisorile de afaceri includ următoarele părți, așa cum se arată în acest exemplu:

Când scrieți o scrisoare de afaceri, țineți cont de aceste sfaturi:

• Nu folosiți argou.
• Fiți profesionist.
• Fiți concis și la obiect.
• Menționați o legătură personală, dacă aveți una, pe scurt la începutul scrisorii pentru a crea o prezentare personalizată.
• Utilizați cuvântul „Anexat” înainte de o listă de documente care sunt incluse în scrisoarea de afaceri.
• Verificați pentru gramatică, punctuație și ortografie.
• Asigurați-vă că o scrisoare atașată unui e-mail este într-un format de document pe care îl folosește și destinatarul dvs.
• Folosiți numele unei persoane în salut ori de câte ori este posibil. Dacă nu aveți nicio modalitate de a obține un nume, utilizați „Stimate domn sau doamnă” sau o formulare similară generică, dar profesională.

Rezumat

• Formatul bloc este cea mai comună formă de scrisoare de afaceri.
• Scrisorile de afaceri, indiferent dacă sunt trimise pe hârtie sau digital, ar trebui să includă data; numele, funcția și adresa destinatarului; formula de salut; conținutul; formula de încheiere; semnătura; numele tastat; pozitia expeditorului; și lista de atașamente dacă există atașamente .
• Scrisorile de afaceri trebuie să aibă un ton formal, concise, fără erori, și personalizate la nivel profesional.
• Scrisorile de afaceri sunt adesea atașate la e-mailuri. În astfel de cazuri, asigurați-vă că destinatarul are software-ul necesar pentru a deschide scrisoarea.

Sursa:  Writers’ Handbook, sub licență CC BY-NC-SA 3.0. Traducere și adaptare de Nicolae Sfetcu