Managementul proiectelor

Management proiectelor este o abordare organizată pentru ghidarea unui proiect de la începuturile sale la finalizare. Management proiectelor este din ce în ce mai important pe măsură ce vom intra în era digitală. Pentru a face față ritmului pe care această tranziție îl impune, este necesară o metodă pentru a gestiona proiecte astfel încât să se poată obține randament de lucru de calitate, în timp ce încorporează utilizarea eficientă a timpului și a resurselor. În acest ghid sunt prezentate mai multe metode de management de proiect/procese: abordările Managementul proiectului pentru Cunoaștere (Project Management Body of Knowledge, PMBOK) și Proiecte în medii controlate (Projects in Controlled Environments, PRINCE2) pot fi aplicate pentru gestionarea oricărui tip de proiect; întrucât metode cum ar fi SDM, DSDM, RAD, ISAC, SA/SD, IEM și OO sunt specifice pentru gestionarea proiectelor din Tehnologia Informatiei (TI).

Fundamente

Ce este un proiect?

Organizațiile trebuie să gestioneze în mod eficient resursele lor umane, costurile, și resursele tehnologice; Prin urmare, fiecare proiect la care o organizație se obligă trebuie să aibă un început clar și punctul final. Având stabilite datele de începere și de terminare ajută se pot aloca bugetele. În plus, ea permite organizațiilor să structureze logic portofoliul lor de proiecte de-a lungul timpului.

Fiecare proiect ar trebui să aibă, de asemenea, un set clar definit de rezultate, care se traduce într-un set de rezultate și un produs sau serviciu unic final. Unicitatea contează atunci când se analizează produsul final sau serviciul, deoarece diferențiază un proiect de un alt proiect. Mai mult decât atât, se stabilește munca la proiect suplimentar față de activitățile de rutină pe care o organizație le efectuează în fiecare zi.

Ciclul de viață al proiectului

Figura 1: Abordarea în cascadă la SDLC

În proiecte TI, lucrul de la faza de concept la implementare și întreținere a unui sistem este de obicei organizat de Ciclul de viață al dezoltării sistemului (System Development Lifecycle, SDLC). SDLC clasifică tipul de munca efectuată în fiecare etapă de dezvoltare sau îmbunătățire a produsului. În cel mai tradițional mod de structurare a activităților proiectului, se lucrează secvențial prin metoda în cascadă, unde următoarea etapă de activități nu începe până când munca la faza anterioară nu este completă și aprobată (a se vedea figura 1). Această abordare a SDLC este pusă în aplicare cel mai bine în scenarii în care cerințele pentru noul sistem este relativ stabil și probabilitatea de risc al proiectului este destul de scăzută (de exemplu, noua tehnologie nu este pusă în aplicare). Pe de altă parte, atunci când cerințele sunt susceptibile de a se schimba des, sau este nevoie de prototipuri pentru descoperire sau argumentarea conceptului, dezvoltatorii vor modifica SDLC și repeta fazele într-un mod de spirală – completarea mai multe runde de planificare, analiză, proiectare , punerea în aplicare etc., până când produsul evoluează într-un sistem complet de funcționare.

Ceea ce este important de reținut despre SDLC este faptul că este specific pentru industria TI și este axat pe dezvoltarea de produse. Dar există și un alt mod de a înțelege ciclul de viață al unui proiect, care este independent disciplinar. Mai mult decât atât, se poate conceptualiza ciclul de viață al unui proiect  pornind de la o orientare a procesului. Văzut din această perspectivă, ciclul de viață este utilizat pentru a gestiona intrările și ieșirile proiectului, care definesc structura de ansamblu și de control. Ca exemplu, vezi Figura 2.

Figura 2: Ciclul de viață al managementului proiectului: Perspectiva de grup al procesului

În această figură, activitățile proiectului sunt organizate în 4 grupe de proces, luând proiectul din faza inițială până la finalizarea planificată și organizată. (Notă: În acest exemplu execuția este agregată cu procesele de monitorizare și de control; alternativ PMBOK organizează executarea într-un grup de proces separat). Dacă ne aruncăm o privire la procesele managementului de proiect în tandem cu SDLC (Figura 3 foloseste metoda în cascadă a simplificîrii), putem vedea modul în care un manager de proiect poate ghida un proiect TI până la predare.

Figura 3: Procesele managementului proiectelor suprapuse peste fazele SDLC

Să folosim gestionarea aspectului timp al unui proiect ca un exemplu. La începutul unui proiect, un manager de proiect creează un plan de ansamblu pentru a gestiona și a controla factorii de timp. Ca parte a acestui proces, o diagramă Gantt poate fi folosită ca un instrument pentru a împărți pe resurse proiectul în timp. Acest tabel va include sarcini pentru analiză, proiectare, etc. și de multe ori utilizează SDLC pentru a structura diagrama Gantt (presupunând că este un proiect TI). Pe măsură ce proiectul avansează în SDLC, se execută planuri de gestionare a timpului, și se monitorizează obiectivele. Aceasta poate include modificarea și restructurarea planurilor de timp, întrucât evenimente, care au impacturi de timp, se petrec de-a lungul ciclului de viață. În cele din urmă, pe măsură ce proiectul se apropie de finalul implementării și este predat părților interesate, managerul de proiect evaluează planurile de timp ca parte a unui audit final.

Părțile interesate de proiect

O definiție largă a „părților interesate de proiect” include orice persoană care are un interes legitim în rezultatele proiectului; Cu toate acestea, în scopul acestui ghid, termenul, „părți interesate”, se va referi la clienți sau utilizatorii finali care au fost selectați pentru a face parte din echipa de proiect. Aceasta poate include utilizatorii finali, directori tehnici, manageri, sau utilizatorii afacerii.

Câteva exemple de părți interesate:

• Clienți
• Sponsori
• Manageri de portofoliu
• Manageri de program
• Echipa de proiect
• Manageri de operare
• Vanzatori/parteneri de afaceri

Faze

Atunci când un proiect este prea mare sau complex poate fi împărțit în faze. Fiecare fază va rula toate cele cinci grupe de procese.

Numărul de faze va varia în funcție de necesități și gradul necesar de control al proiectului. Aceste două criterii depind practic de mărimea, complexitatea și importanța proiectului.

Intercalarea fazelor

Când un proiect are mai mult de o fază, există trei modalități de a le intercalza. Ele pot fi secvențial, ceea ce înseamnă că o fază poate începe doar atunci când cea anterioară se termină, prin suprapunere când este util să se aplice o tehnică de urmărire rapidă unde o fază începe înainte ca cea anterioară să se fi finalizat, utilă atunci când proiectul are un program încărcat sau se execută cu întârziere, sau al treilea mod, iterativ, care constă din mai multe etape din care doar unele caracteristici vor fi livrate iar fazele se vor repeta până când se ajunge la finalizarea proiectului.