Calculatorul de serviciu împreună cu echipamentele periferice fac parte din reţeaua instituţiei în care lucraţi şi sunt proprietatea acesteia. Pentru a le menţine în stare de funcţionare optimă este necesar să colaboraţi cu departamentul de tehnologia informaţiei pentru instalarea şi utilizarea corectă a programelor şi echipamentelor de lucru. În cazul în care instituţia nu are un astfel de departament, este bine să reţineţi şi să efectuaţi singuri câteva operaţiuni de rutină care vă pot ajuta să obţineţi un randament mai mare pentru lucrul cu calculatorul.
Spaţiul pe disc
Pe măsură ce folosim calculatorul, hard-disk-ul se umple din ce în ce mai mult cu fişiere vechi, neactualizate, dintre care multe au devenit neimportante sau chiar inutile şi care ocupă spaţiu.
Pentru a asigura o utilizare optimă a spaţiului pe disc şi pentru a uşura organizarea şi regăsirea fişierelor, este recomandat să ştergeţi fişierele care nu mai sunt de folos (1). De asemenea, este recomandată arhivarea fişierelor vechi în locuri sigure, astfel încât acestea să poată fi regăsite cu uşurinţă ulterior.
Instalarea şi dezinstalarea programelor
În general programele sunt concepute în aşa manieră încât să fie uşor de instalat şi folosit. Cele mai multe procese sunt automatizate şi utilizatorul intervine doar pentru a indica funcţionalităţile de instalat sau folderul unde se salvează fişierele programului.
Deşi procesele în sine nu sunt deloc complicate şi pot fi efectuate de orice utilizator, este bine să contactaţi în prealabil departamentul de IT pentru a evita probleme de compatibilitate cu programele celorlalte calculatoare din reţea şi cu alte programe specifice activităţii dumneavoastră.
Scanarea discului
Pe parcursul utilizării calculatorului, datele stocate pe hard-disk sunt inscripţionate şi apoi şterse, ceea ce poate duce la un moment dat la erori de citirea datelor sau chiar la pierderea de informaţii.
Pentru a reduce riscul apariţiei unor astfel de erori este recomandabil să se folosească utilitarul de scanare a hard-disk-ului, care controlează fişierele pentru a depista erorile şi a le repara dacă e posibil.
Defragmentarea hard-disk-ului
Prin instalarea programelor şi ulterior folosirea lor, spaţiului de pe hard-disk se umple cu date care sunt stocate în diverse porţiuni (partiţii), reducând astfel viteza de lucru.
Pentru regruparea şi rearanjarea fişierelor în funcţie de programele de care aparţin, astfel încât acestea să fie accesate direct şi mai rapid, există un program utilitar de defragmentare a hard-disk-ului.
Se recomandă efectuarea operaţiunii de defragmentare în mod regulat, mai ales în cazul în care se instalează şi se dezinstalează des programe complexe care ocupă mult spaţiu pe disc.
Arhive şi copii de siguranţă
Pentru a preveni orice pierdere de informaţii, datele importante de pe hard-disk trebuie arhivate periodic (această operaţie se numeşte „back-up”) pe medii de stocare ce trebuie păstrate în condiţii de siguranţă (copii de siguranţă).
Copiile de siguranţă pot fi păstrate pe CD, DVD sau chiar pe Web,. La momentul necesar (în cazul extrem în care se pierd datele respective de pe computer) se pot recupera aceste date de pe suportul ales. Alegerea suportului se va face deci în aşa fel încât să permită un acces rapid şi sigur la datele salvate (în cazul în care trebuie recuperate), cu un cost redus.
În general, cea mai folosită metodă în prezent este salvarea datelor pe suporturi de tip CD-RW sau DVD+RW (reinscriptibile), pentru că acestea au o capacitate de stocare relativ mare, viteză de scriere/citire ridicată şi respectiv un cost scăzut al discurilor. Pentru cantităţi mici de date capacitatea dischetelor (1,44 MB) este suficientă.
Depozitarea datelor se poate face şi pe Internet, fiind disponibile servicii specializate de stocare fie contra cost (de obicei pentru cantităţi mari de date), fie gratuit. Unele site-uri oferă şi servicii de management al documentelor (de ex. www.sanscarta.com). Pentru stocare temporară sau pentru cantităţi mici de date puteţi folosi servicii gratuite de tipYahoo Briefcase (http://briefcase.yahoo.com) sau cele de găzduire de site-uri (ex. www.home.ro).
Pentru siguranţă deplină, este bine să folosiţi mai multe medii de stocare diferite (atât CD-RW, cât şi Internet, dacă aveţi o conexiune adecvată). De asemenea, informaţiile trebuie actualizate în mod regulat.
Este foarte indicat ca la nivelul fiecărei instituţii să se creeze un regulament de utilizare a calculatorului, care să cuprindă atât aspecte legate de arhivare şi back-up, cât şi alte chestiuni, cum ar fi cele legate de utilizarea e-mail-ului sau cele privind confidenţialitatea şi securitatea (prezentate mai jos).
(1) Este în primul rând cazul fişierelor „temporare”, care sunt create de diverse programe în timpul lucrului şi care, după închiderea programului nu mai sunt necesare.
Imagine http://en.wikipedia.org/wiki/File:Seagate_ST33232A_hard_disk_inner_view.jpg
(Sursa: MCTI)
Lasă un răspuns