Asigurarea și gestionarea relațiilor externe într-o întreprindere

În lumea afacerilor de astăzi, organizațiile depind din ce în ce mai mult de dezvoltarea relațiilor externe pentru a rămâne competitive. Această tendință apare din două motive. În primul rând, organizațiile au ajuns să realizeze că nu pot fi de prim rang în fiecare etapă a afacerii lor (de exemplu, marketing, producție, sisteme informatice etc.). În schimb, recunosc că o strategie mai bună este aceea în care se concentrează pe competențele de bază sau pe lucrurile pe care le fac cel mai bine și stabilesc relații cu alte companii pentru a îndeplini acele funcții în care nu au capacități remarcabile. De exemplu, oferă o gamă largă de produse și chiar recomandă clienților săi sugestii personalizate. Își dă seama, totuși, că alte companii precum FedEx și UPS au o competență de clasă mondială în livrarea de bunuri. De aceea, clienților Amazon.com li se livrează achizițiile de către FedEx, UPS sau serviciul poștal dintr-o țară. Nu vezi camioane de livrare Amazon și probabil că nu le vei vedea niciodată. În al doilea rând, tehnologiile informației și comunicațiilor facilitează crearea operațională de relații fără întreruperi. Comunicațiile instantanee între două companii separate le permit să gestioneze un proces de afaceri ca și cum cele două companii ar fi o singură companie. Atât companiile, cât și clienții beneficiază de relații care funcţionează. Întregul proces comercial de comandă și livrare este de clasă mondială pentru Amazon.com. În plus, FedEx sau UPS primesc mai multe afaceri, iar clienții beneficiază de servicii superioare.

Relațiile externe oferă acces la informații suplimentare și la resurse financiare, ceea ce are ca rezultat, în mod ideal, profitabilitate și succes crescute. Cu toate acestea, formarea relațiilor implică riscuri asociate, iar dezbaterea continuă despre cum să realizezi cel mai bine beneficiile și să minimizezi costurile (Street și Cameron, 2007). Cu toate acestea, mulți manageri sunt acum de acord că strategiile pentru stabilirea și gestionarea relațiilor externe sunt necesare pentru toate organizațiile din mediul de afaceri global actual și viitor.

Componentele relațiilor externe pentru a oferi fundalul necesar pentru înțelegerea și formarea relațiilor potrivite pentru organizațiile de toate dimensiunile includ tipurile de relații comune, fazele de dezvoltare a relațiilor, factorii critici pentru relații de succes și abilitățile necesare pentru a îndeplini aceste sarcini esențiale. Valorificarea relațiilor externe necesită o perspectivă strategică care variază de la obținerea de aprovizionare fiabile cu materii prime pentru procesele interne de producție până la externalizarea întregului proces de afaceri. Figura de mai jos arată că dezvoltarea relațiilor potrivite depinde de implementarea unor strategii explicite care se bazează pe înțelegerea elementelor fundamentale ale relațiilor.

(Dezvoltarea relațiilor)

O relație externă este definită ca o legătură orientată comercial între două instituții de afaceri cu intenția de a crește beneficiile tangibile și/sau intangibile pentru una sau ambele organizații implicate (Street și Cameron, 2007). Două tipuri comune de relații externe sunt schimburile de piață și parteneriatele.

Tendințe în management

Mediul de afaceri global cere managerilor să integreze surse externe și parteneri de afaceri pentru a crește eficiența. Tehnologia s-a dovedit a fi un factor-cheie în îmbunătățirea relațiilor bune, oferind în același timp capabilități de evaluare și eliminare a relațiilor proaste (Scannell și Sullivan, 2000). Companiile fac parteneriate pentru a forma unități organizaționale virtuale, care funcționează în beneficiul afacerilor de bază, așa cum am ilustrat cu exemplul Amazon.com. Managerii trebuie să aibă abilități de management al afacerilor, abilități tehnice și o cunoaștere aprofundată a managementului relațiilor externe pentru a profita în mod optim de oportunități și pentru a valorifica abilitățile și cunoștințele altor organizații pentru a maximiza rentabilitatea investiției.

Încrederea: fundamentul unei relații de succes

Unul dintre cele mai importante elemente în dezvoltarea unei relații de succes, pe termen lung este încrederea. Încrederea afectează calitatea fiecărei relații, a fiecărei comunicări și a fiecărui proiect. Încrederea poate fi definită drept convingerea că o parte își va îndeplini obligațiile. Potrivit lui Jim Burke, fost președinte și CEO al Johnson & Johnson, „Nu poți avea succes fără încredere. Cuvântul încredere întruchipează aproape toate eforturile pe care le poți depune pentru a te ajuta să reușești” (Covey, 2006). Acest factor-cheie trebuie să fie reciproc între toate organizațiile implicate, fie că sunt furnizori de materiale sau furnizori de capabilități de externalizare. Dacă încrederea reciprocă este stabilită de la început, toate organizațiile vor beneficia de o mai mare disponibilitate de a împărtăși idei, obiective și de a lucra împreună pentru a rezolva probleme. Figura de mai jos arată că încrederea este o funcție a cinci dimensiuni diferite.

(Dimensiunile încrederii)

• Fiabilitate: O parte face și își îndeplinește promisiunile față de alta (Covey, 2006). Fiabilitatea poate fi exemplificată și prin confirmări de la terți. De exemplu, o sursă credibilă poate garanta o firmă atunci când fiabilitatea a fost dovedită prin experiențele anterioare. Demonstrațiile de produse și tururile de fabrică sunt alte modalități prin care companiile pot ilustra capacitatea de a fi de încredere.
• Competență: Atunci când o organizație pare să aibă cunoștințe. Demonstrarea competenței poate fi cea mai rapidă modalitate de a crește încrederea (Covey, 2006). O înțelegere profundă a furnizorilor, clienților, produselor, concurenților și a industriei demonstrează competența. Dacă un manager înțelege relațiile pe care le dezvoltă, organizația va fi percepută ca fiind competentă.
• Orientarea relațională: Gradul în care compania pune partenerul pe primul loc (Weitz, Castleberry și Tanner, 2005). O companie nu poate avea succes dacă administratorii sunt preocupați doar de propriile profituri în cadrul unei tranzacții. Compania trebuie să-și facă partenerul să se simtă apreciat și poate realiza acest lucru adaptând un produs sau serviciu special pentru partenerul său. Crearea unui sentiment de individualitate are ca rezultat, de obicei, un partener loial și de încredere.
• Onestitate: Încorporează adevăr, sinceritate și încredere. De exemplu, dacă un vânzător și-a stabilit o reputație de încredere, compania este de obicei percepută a fi sinceră. Cu toate acestea, ilustrarea onestității are și multe alte fațete. O organizație parteneră bună ar trebui să ofere toate aspectele adevărului, indiferent dacă este vorba de informații pozitive sau negative. Crearea unei relații bazate pe o bază de minciuni este una dintre cele mai mari greșeli pe care le poate face o organizație. De obicei, partenerii descoperă minciunile, ceea ce poate duce la pierderea de provizii esențiale și/sau la oportunitati foarte profitabile. O modalitate de a combate acest lucru este crearea unei culturi care apreciază și încurajează onestitatea. Studiile au arătat, de fapt, că a spune adevărul întărește eforturile de formare a echipei și crește moralul și productivitatea (Smith, 2007).
• Simpatia: Găsirea unui teren comun, prietenos între parteneri. Relațiile pe care le selectați ar trebui să fie acelea în care ați dori să creșteți încrederea și în care, prin îmbunătățirea încrederii, ați obține rezultate mult mai bune din punct de vedere profesional (Covey, 2006). Aceasta este probabil cea mai puțin importantă dintre cele cinci dimensiuni ale încrederii; totuşi este încă de remarcat în formarea unei relaţii externe.

Referințe

• Covey, Stephen R. ”Leading in the knowledge worker age”. 11 August 2006. https://doi.org/10.1002/ltl.184
• Scannell, Ed and Tom Sullivan . „Reining in external relationships.” Info World Media Group 18 SEP 2000 20. 29 SEP 2007 http://infotrac.galegroup.com.ezproxy.lib.vt.edu:8080/itw/infomark/797/834/13524898w18/purl=rc1_BIM_0_A65286562&dyn=33!xrn_14_0_A65286562&bkm_34_14
• Smith, G. (n.d.). How to Interview and Hire Top People Each and Every Time. Retrieved May 15, 2007, din Business Knowhow.com: http://www.businessknowhow.com/manage/hiretop.htm
• Street, Christopher and Ann-Frances Cameron. „External relationships and the small business: a review of small business alliance and network research.” Journal of Small Business Management. Apr 2007 239 254. 09 SEP 2007.
• Weitz, Barton A., Castleberry Stephen B., and Tanner, John F. “Selling: Building Relationships”. 2005

Sursa: McCubbrey, Donald J., Global Text Project. Business Fundamentals, licența CC BY-SA 4.0. Traducere și adaptare de Nicolae Sfetcu