(Nota: acest articol este un cadru general, nu se referă la evidenţa contabilă specifică în România)
Evidenţa contabilă este înregistrarea tranzacțiilor financiare, și este parte a procesului de contabilitate în afaceri. Tranzacțiile includ achiziții, vânzări, încasări și plăți de către o persoană sau organizație. Există câteva metode comune de evidenţă contabilă, cum ar fi sistemul de contabilitate în partidă simplă și sistemul de contabilitate în partidă dublă. Dar în timp ce aceste sisteme pot fi văzute ca evidenţe contabile „reale”, orice proces care implică înregistrarea tranzacțiilor financiare este un proces evidenţă contabilă.
Evidenţa contabilă este de obicei efectuată de către un contabil. Acesta înregistrează tranzacțiile financiare de zi cu zi ale unei organizații. Un contabil este de obicei responsabil pentru scrierea în „jurnale”. Jurnalele constau din achiziții, vânzări, încasări și plăți. Contabilul este responsabil pentru asigurarea că toate tranzacțiile sunt înregistrate în jurnalul corect, pentru furnizori, client și registrul general. Un contabil poate crea apoi rapoarte din operațiunile financiare înregistrate.
Contabilul aduce registrele la stadiul de balanţă. Un contabil poate pregăti contul de profit și bilanțul folosind balanța de verificare și registrele pregătite.
Procesul
În procesul de contabilitate primară se înregistrează doar efectele financiare ale tranzacțiilor. Diferenţa dntre manual și orice sistem contabil electronic provine din latența dintre înregistrarea tranzacției financiare și postarea acesteia în contul respectiv. Această întârziere, deși absentă în sistemele contabile electronice din cauza postării instantaneu în conturile respective, este o caracteristică de bază a sistemelor manuale, dând astfel naștere la registrele primare ale conturilor, cum ar fi Registrul de casă, Registrul bancar, Registrul de cumpărări, registrul de vânzări, pentru înregistrarea manuală imediată a efectului tranzacției financiare.
În cursul normal al afacerilor, un document este produs de fiecare dată când are loc o tranzacție. Vânzările și achizițiile au, de obicei, facturi şi/sau chitanțe. Formularele de depunere sunt produse atunci când depunerile (depozitele) sunt făcute pentru un cont bancar. Cecurile sunt scrise pentru a plăti bani din cont. Evidenţa contabilă presupune, în primul rând, înregistrarea detaliilor tuturor acestor documente sursă în jirnale în mai multe coloane (de asemenea, cunoscute registre de intrare primară sau jurnale). De exemplu, toate vânzările pe credit sunt înregistrate în jurnalul de vânzări, toate plățile în numerar sunt înregistrate în jurnalul de plăți în numerar. Fiecare coloană dintr-un jurnal corespunde în mod normal cu un cont. În sistemul în partidă simplă, fiecare tranzacție se înregistrează o singură dată. Cele mai multe persoane care fac balanţa în fiecare lună folosesc un astfel de sistem, iar cele mai multe software pentru finanțe personale urmează această abordare.
După o anumită perioadă, de obicei o lună, coloanele din fiecare jurnal sunt fiecare totalizate pentru a da un rezumat pentru perioada respectivă. Folosind regulile în partidă dublă, aceste sumare de jurnal sunt apoi transferate în conturile lor respective în registrul contabil. De exemplu, pentru intrările în Jurnalul de vânzări se face o intrare de debit în contul fiecărui client (care arată că clientul datorează acum bani) și o intrare de credit ar putea fi făcute în contul de comerţ (arătând că această activitate a generat venituri pentru noi). Acest proces de transferare a sumarelor sau tranzacțiilor individuale în Registru este numit postare. Odată ce procesul de postare este complet, conturi păstrate în format „T” sunt supuse unei balanţe, care este pur și simplu un proces pentru a ajunge la soldul contului.
Ca o verificare parțială că procesul de postare a fost făcut în mod corect, este creat un document de lucru numit balanţă contabilă neajustată. În forma sa cea mai simplă, aceasta este o listă de trei coloane. Prima coloană conține numele acestor conturi din registrul care au o balanţă diferită de zero. În cazul în care un cont are un sold debitor, suma este copiată în coloana a doua (coloana de debit). În cazul în care un cont are un sold de credit, suma este copiată în coloana trei (coloana de credit). Coloana de debit este apoi însumată iar apoi coloana de credit este totalizată. Cele două totaluri trebuie să corespundă – acest acord nu este întâmplător – ăntrucât în conformitate cu normele în partidă dublă, ori de câte ori există o postare, debitele postării sunt egale cu creditele posării. Dacă cele două totalurile nu sunt în acord, o eroare a fost făcută în jurnale sau în timpul procesului de postare. Eroarea trebuie să fie localizată și rectificată și totalurile din coloana de debit și de credit recalculate pe coloană pentru a verifica acordul, înainte de orice prelucrare ulterioară eventuală.
Odată ce soldurile sunt balansate, contabilul face o serie de ajustări și modifică valorile balanţei pentru unele dintre conturi. Aceste ajustări trebuie să se supună în continuare regulii dublei înregistrări. De exemplu, contul „inventar” pentru active ar putea fi schimbat pentru a le aduce în conformitate cu situaţia reală din stoc. În același timp, contul cheltuielilor asociate cu utilizarea inventarului este ajustată cu o sumă egală și opusă. Alte ajustări, cum ar fi amortizarea și plățile anticipate pot fi, de asemenea, efectuate la acest moment. Acest lucru duce la o listă numită balanța de verificare ajustată. Conturile în această listă și soldurile lor de debit sau de credit corespunzătoare sunt cele care sunt utilizate pentru întocmirea situațiilor financiare.
Situațiile financiare sunt în cele din urmă extrase din balanța de verificare, putând include:
- situaţia veniturilor, de asemenea cunoscută sub numele de situația rezultatelor financiare, sau contul de profit și pierdere
- bilanțul, de asemenea, cunoscut sub numele de situația poziției financiare
- situația fluxurilor de numerar
- situația rezultatelor reportate, de asemenea, cunoscut sub numele de situația câștigurilor și pierderilor totale recunoscute sau situația modificărilor capitalurilor proprii
Lasă un răspuns