Dificultăți de acord în lucru pentru echipe virtuale în telemunca

În ciuda îmbunătățirii telecomunicațiilor pentru a depăși distanța ca un obstacol pentru colaborare, lucrul în locații separate crește totuși șansele ca oamenii să nu ajungă la un acord în lucru și să nu fie conștienți de aceasta. Acordul în lucru, respectiv cunoașterea reciprocă, este un element important pentru o comunicare de succes și o activitate coordonată. Lucrul separat, prin tehnologie, face mai dificilă detectarea și soluționarea neînțelegerilor din lipsa unei cunoașteri reciproce.

Tehnologia și acordul în lucru în echipe virtuale

Tehnologii precum video cu o bogăție media mai mare pot oferi mai mult context pentru acordul în lucru și s-au dovedit a fi mai eficiente în discuții. Este important să luăm în considerare frecvența discuțiilor în conversațiile noastre de zi cu zi. Discutarea semnificației are loc în mod regulat, în special pentru oameni de diferite medii și culturi. De-a lungul tuturor discuțiilor mai mici între doi actori pentru a obține un punct comun, se poate observa că bogăția media mai mare îmbunătățește, de fapt, acordul comun. Costul și dificultățile videoclipurilor și ale altor tehnologii bogate în media arată în continuare dezavantajele unei colaborări virtuale pentru o echipă colocată.

Eșecuri în comunicarea și reamintirea informațiilor în context

Când vine vorba de distanță, nevoia de a comunica și de a reaminti diferențele în context scapă adesea colaboratorilor. Colaboratorii presupun adesea că partenerii lor la distanță se află în același context sau uită că partenerii la distanță nu sunt cu ei și, prin urmare, nu reușesc să-și amintească să comunice partenerilor lor la distanță despre o informație contextuală esențială. De exemplu, au fost înregistrate multe cazuri de lucrători care au ieșit offline din cauza unei sărbători legale în țara lor, dar au uitat că cealaltă parte cu care lucrează într-o zonă diferită nu are aceeași sărbătoare publică și, prin urmare, nu reușesc să comunice despre vacanță. Acest eșec al comunicării informațiilor contextuale va provoca inevitabil o neînțelegere și va determina oamenii să tragă anumite concluzii și să nu aibă încredere reciprocă. Alte probleme includ calitatea slabă a deciziilor și timpul pierdut necesar pentru a corecta lipsa cunoștințelor reciproce. În plus, chiar dacă informațiile contextuale au fost comunicate, colaboratorii le-ar putea uita ulterior. Aceasta înseamnă că se trag din nou concluzii în lipsa informațiilor contextuale esențiale, cauzând neînțelegeri. De exemplu, un membru al echipei poate comunica echipei sale că are o călătorie viitoare și că nu va putea comunica în perioada respectivă. Cu toate acestea, echipa a uitat de asta și i-a trimis în continuare cereri de e-mail pentru acțiuni imediate în timp ce acesta era plecat.

Distribuția inegală a informațiilor

Atunci când tehnologia digitală este utilizată pentru a înlocui comunicarea față în față, este dificil să se detecteze mesajele reale care au fost atât trimise, cât și primite de către un receptor și invers. De exemplu, dacă colaboratorii au două adrese de e-mail, una primară și una secundară, unele mesaje pot fi trimise de server către adresele principale și altele către adresele secundare. Dacă ambii parteneri citesc doar mesajele primite în adresele principale, atunci o mulțime de informații s-ar pierde în transmisie, iar partenerii de lucru ar fi pe poziții foarte diferite. Acești parteneri de lucru s-ar întreba de ce sunt ignorate unele mesaje în timp ce altele sunt primite și s-ar trage concluzii incorecte care ar conduce la neînțelegeri. Deoarece ambii parteneri nu sunt conștienți de cauza principală a neînțelegerilor lor, ar trece mult timp până când această problemă va fi scoasă la lumină, și până atunci ar fi apărut multe tensiuni și trase concluzii eronate. Erorile în distribuția mesajelor sunt mai frecvente în tehnologie decât interacțiunea față în față, ducând la lipsa unui acord comun.

Diferențe în ceea ce privește informațiile esențiale

Când vine vorba de interacțiunea față în față, vorbitorul poate face cunoscută importanța unui mesaj prin tonul vocii, expresia feței și gesturile corporale. Receptorul poate recunoaște înțelegerea printr-un feedback exact numit comunicare „reactivă”, cum ar fi încuviințări din cap, verbalizare scurtă, cum ar fi „da” și „bine” sau zâmbete. Aceste metode de accentuare și feedback asigură un acord comun. Cu toate acestea, aceleași metode sunt absente sau rare în majoritatea mijloacelor digitale de comunicare. De exemplu, într-un schimb de e-mailuri, este ușor să treceți cu vederea punctul important al mesajului, așa cum intenționează expeditorul. Receptorul poate interpreta mesajul diferit, acordând diferitelor părți ale mesajului prioritate diferită. În cel mai rău caz, acest lucru poate provoca lipsa de acțiune a părților principale ale mesajului de către partea receptorului. Implementarea completă a comunicării „reactive” necesită mult timp. Lipsa unor indicii convenabile în comunicarea digitală face colaborarea dispersată să fie mai puțin favorabilă pentru stabilirea cunoștințelor reciproce.

Diferențe de viteză și sincronizare

Viteza și calendarul comunicării nu sunt inevitabil atât de uniformizate în comunicarea digitală ca interacțiunea față în față. Acest lucru se datorează faptului că unele părți ar avea un acces mai limitat la comunicare decât altele. Diferențele în ceea ce privește viteza relativă și timpul de răspuns sunt agravate de diferențele în fusurile orare. În unele cazuri, problemele care decurg din diferențele de viteză relativă pot fi atribuite în schimb lipsei conștiinciozității din partea partenerilor mai lenți. De fapt, un ciclu de feedback fluctuant este mai distructiv decât un ciclu de feedback uniformizat cu un ritm mai lent.

Incertitudine cu privire la semnificația tăcerii

Mesajele la care nu se răspunde pot însemna o varietate de lucruri. De exemplu, tăcerea se poate datora unor probleme tehnice din cadrul tehnologiei care mediază părțile implicate în comunicare, sau se poate datora faptului că unul dintre parteneri este în afara orașului și nu poate răspunde la mesaj. Oricare ar fi motivul, tăcerea este o barieră în calea stabilirii unui acord comun, din cauza ambiguității tăcerii. Tăcerea este atât de ambiguă, încât poate fi interpretată de partenerul receptor în foarte multe moduri. De exemplu, se poate lua în considerare acordul, dezacordul și indiferența sau în cazul grupului dispersat – mesajul nu a fost livrat. În al doilea rând, tăcerea estompează noțiunea a ceea ce este cunoscut și necunoscut în grup, semnalând absența unui acord comun.