Excel – Lucrul cu date

Editarea, mutarea și copierea datelor

Pentru a edita date, selectați celula (celulele) de editat, apoi introduceți datele în celula activă sau faceți clic pe cursorul I-beam din celulă pentru editare.

Pentru a muta sau copia date, selectați celula sau celulele pe care doriți să le copiați sau să le mutați. Din bara de instrumente sau din meniul Edit alegeți Copy sau Paste.

Pentru a transfera formatarea de la o celulă la alta, utilizați Paste Special. De exemplu, după utilizarea unei formule, poate doriți să copiați rezultatul numeric, mai degrabă decât formula. Pentru a face acest lucru, pur și simplu faceți clic pe celula pe care doriți să o copiați și selectați Edit > Copy. Apoi, faceți clic pe celula în care doriți să lipiți numărul și faceți clic pe Edit > Paste Special. Va apărea o casetă cu o serie de opțiuni diferite. Sub secțiunea Paste, faceți clic pe fereastra Values și apoi faceți clic pe OK.

Inserarea, ștergerea și curățirea datelor

În Excel, mai întâi selectați întotdeauna și apoi acționați. Selectați celula în care doriți să intre datele, apoi introduceți datele (sau formula).

• Pentru a șterge sau curăți date, selectați celula sau rândul sau coloana și apăsați Delete de pe tastatură.
• Pentru a șterge un rând întreg sau o coloană, faceți clic pe numărul rândului sau litera coloanei și Edit > Delete.

Utilizarea completării automate (Autofill)

Completarea automată vă permite să completați rapid datele dintr-o serie (de exemplu, luni, zile din săptămână sau o serie numerică) în celule adiacente.

Utilizarea completării automate cu o serie text

Pentru a utiliza funcția de completare automată cu text, tastați primul cuvânt al seriei (de exemplu, Ianuarie), așezați mouse-ul pe colțul din dreapta jos al celulei respective și ar trebui să vedeți crucea de completare automată (dreapta).

Faceți clic și trageți seria în jos sau peste numărul corespunzător de celule.

Excel știe cum să completeze automat lunile (Ianuarie sau Ian) și zilele săptămânii (Luni sau Lun). Puteți învăța Excel să completeze automat alte serii de text accesând meniul Tools, alegând Options, apoi făcând clic pe Custom Lists și definind propriile serii de text.

Utilizarea completării automate cu o serie numerică

De asemenea, puteți utiliza completarea automată pentru a introduce rapid modele numerice (de exemplu, 1 2 3 sau 10 20 30) în celulele adiacente.

Pentru a utiliza completarea automată cu modele numerice, introduceți primele două valori din serie, o valoare într-o celulă și următoarea în celula imediat sub sau în dreapta. Acum selectați (evidențiați) ambele celule, eliberați butonul mouse-ului, apoi așezați cursorul în colțul din dreapta jos al zonei selectate, astfel încât să vedeți crucea de completare automată.

Când vedeți crucea de completare automată, faceți clic și trageți în jos sau peste celulele pe care doriți să le completați, apoi eliberați butonul mouse-ului. Dacă faceți dublu clic pe crucea de completare automată va rezulta o umplere automată a celulelor de jos până când ajunge la un rând gol.

Completarea automată este de asemenea importantă și la construirea formulelor.

Controlul vizualizării datelor

Dimensiune automată: Este posibil să fi observat că uneori datele se extind dincolo de lățimea coloanei. Pentru a putea vedea toate datele, trebuie să lărgiți coloana. Pentru a face acest lucru, mergeți la rândul de antet și plasați mouse-ul între coloane (de exemplu, pe linia care separă literele A și B). Veți observa că mouse-ul devine o săgeată dublă neagră. Dacă faceți dublu clic pe această săgeată, coloana se va dimensiona automat pentru a se potrivi cu cel mai lung șir de date dintr-o celulă. Cu toate acestea, acest lucru nu se ajustează automat ulterior, deci este posibil să trebuiască să faceți din nou dimensiunea automată după adăugarea mai multor date.

Panouri înghețate: Panouri înghețate este o caracteristică utilă atunci când lucrați cu un document mare care are mai multe rânduri. Prin înghețarea unui anumit rând (de obicei antetul), faceți acel rând vizibil oriunde vă aflați în document. De exemplu, dacă aveți un document cu 100 de rânduri, nu puteți vedea rândul de antet când sunteți la celula A100. Pentru a rezolva problema, faceți clic pe rândul de sub cel pe care doriți să îl înghețați. Pentru a îngheța rândul antet, faceți clic pe celula din al doilea rând și prima coloană. Apoi accesați Window > Freeze Panes. [Este important să rețineți că puteți îngheța și coloanele, la fel ca rândurile. Dacă faceți clic doar într-un punct arbitrar din al doilea rând, nu numai că veți îngheța rândul de sus, ci veți îngheța și toate coloanele din stânga celulei pe care ați selectat-o.]

Dezvăluirea formulelor: Dacă doriți să vedeți și / sau să imprimați toate formulele într-o foaie de calcul (spre deosebire de valori) există o comandă rapidă foarte utilă. Pur și simplu apăsați Ctrl + ~. Pentru a readuce vizualizarea la afișarea valorilor, apăsați din nou Ctrl + ~.

Sortarea datelor

(Puteți ordona datele dvs. din fereastra Sort în ordine crescătoare sau descrescătoare, precum și pe baza mai multor valori ale antetului.)

Sortarea datelor este pur și simplu un mod de a reordona automat rândurile pe o foaie de calcul pentru a le pune într-o ordine mai utilă. De exemplu, puteți sorta o agendă de adrese în ordine alfabetică după nume, sau o listă de articole pe care doriți să le cumpărați de la cel mai scump la cel mai puțin scump.

Începeți prin selectarea datelor pe care doriți să le sortați. Este important să selectați toate coloanele din date, nu doar coloana după care doriți să sortați. De exemplu, dacă aveți o listă de articole într-o coloană, cu prețurile în coloana următoare, ați selecta ambele coloane înainte de a rula sortarea. Dacă foaia dvs. are un „rând de antet” în partea de sus cu etichete pentru coloanele dvs. (cum ar fi „nume” sau „preț”), este o idee bună să includeți și rândul respectiv în selecția dvs., așa cum veți vedea mai jos.

După ce ați selectat datele, faceți clic pe Data > Sort. Veți vedea fereastra de sortare, ca în imaginea de mai sus. Dacă datele dvs. au un rând de antet, asigurați-vă că fereastra „header row” este completată în partea de jos. Excel va folosi apoi etichetele dvs. în casetele „Sort by” în loc de „Column A” obișnuită (nefolositoare), „Column B”, etc. Acum puteți utiliza caseta „Sort by” pentru a selecta coloana pe care doriți pentru a sorta datele după (dacă acea coloană conține text, aceasta va fi sortată alfabetic; dacă datele sunt numerice, acestea sunt sortate în ordine numerică). Cele două casete „Then by” selectează ce coloană să utilizeze în continuare dacă există o egalitate în coloana „Sort by”.

Dar dacă doriți să sortați după mai mult de trei coloane? Versiunile mai noi Excel permit sortarea după mai multe coloane la un moment dat.

Filtrarea datelor

O altă modalitate de a organiza datele este de a le filtra. Un filtru afișează doar date care îndeplinesc anumite criterii, cum ar fi toate înregistrările pentru o anumită zi. Pentru a face acest lucru, accesați Data > Filter > AutoFilter. O săgeată derulantă va apărea în celula antet a fiecărei coloane a foii de lucru. Faceți clic pe săgeată și selectați criteriile pe care doriți să le utilizați ca filtru (de exemplu, 10 aprilie). Foaia de lucru va afișa acum numai înregistrările din acea zi. De asemenea, puteți utiliza instrumentul AutoFilter pentru a afișa cele 10 numere superioare sau inferioare dintr-o coloană, numai înregistrări cu spații goale în acea coloană specială, înregistrări care au o valoare mai mare decât un anumit număr în coloana pe care o filtrați, etc. Opțiunile sunt toate disponibile sub săgeata drop-down pe care o veți vedea după ce accesați Data > Filter > AutoFilter.

O alternativă la filtrare este utilizarea funcțiilor / formulelor IF / THEN pentru a selecta înregistrări sau grupuri de înregistrări. De exemplu, dacă coloana E conține informații despre „Țară”, puteți scrie o formulă precum =IF(E1=”Mexico”,”Spanish”,”English”) pentru a completa coloana F cu informații despre „Limbă”.

Include texte traduse din Wikibooks