Formatarea datelor și a celulelor în Excel

Îmbunătățirea aspectului vizual al unei foi de lucru este un pas critic în crearea unui instrument valoros pentru dvs. sau pentru colegii dvs. atunci când luați decizii cheie. Există standarde de formatare profesionale acceptate atunci când foile de calcul conțin doar date valutare. Aici, vom folosi următoarele linii directoare Excel pentru formatare. Prima figură arată cum să utilizați formatul de număr contabil atunci când TOATE cifrele sunt valutare. Doar primul rând de date și totalurile trebuie formatate cu formatul Accounting (Contabilitate). Celelalte date trebuie formatate cu stil virgulă. De asemenea, trebuie să existe un chenar superior deasupra numerelor din rândul total. Dacă oricare dintre numere are cenți, trebuie să formatați toate datele cu două zecimale.

Adesea, foaia de calcul Excel va conține valori care sunt atât valutare, cât și non-monede. Când acesta este cazul, veți dori să utilizați instrucțiunile din figura următoare:

Următorii pași demonstrează câteva abilități fundamentale de formatare care vor fi aplicate registrului de lucru pe care îl dezvoltăm în continuare. Câteva dintre aceste abilități de formatare sunt identice cu cele pe care este posibil să le fi folosit deja în alte aplicații Microsoft, cum ar fi Microsoft® Word® sau Microsoft® PowerPoint®.

1. Evidențiați intervalul A2:D2 în foaia de lucru Sheet1, plasând cursorul mouse-ului peste celula A2 și făcând clic stânga și trăgând în celula D2. Faceți clic pe butonul Bold din grupul Font de comenzi din fila Home a panglicii.
2. Faceți clic pe butonul Border din grupul de comenzi Font din fila Home a Panglicii (consultați Figura 1.32). Selectați opțiunea Bottom Border din listă pentru a ajunge la un chenar în partea de jos a rândului 2 de sub titlurile coloanelor.

   Grupul de comenzi Font

   Comenzi rapide de la tastaturăFormat aldine Țineți apăsată tasta CTRL în timp ce apăsați litera B de pe tastatură.

3. Evidențiați intervalul A15:D15 plasând cursorul mouse-ului peste celula A15 și făcând clic stânga și trăgând în celula D15.
4. Faceți clic pe butonul Bold din grupul Font de comenzi din fila Home a Panglicii.
5. Faceți clic pe butonul Border din grupul Font de comenzi din fila Home a Panglicii (consultați Figura 1.32). Selectați opțiunea Top Border din listă pentru a ajunge la un chenar în partea de sus a rândului 15, unde totalurile vor fi afișate în cele din urmă.
   

   Comenzi rapide de la tastaturăFormatul italic Țineți apăsată tasta CTRL în timp ce apăsați litera I de pe tastatură.

   Comenzi rapide de la tastaturăFormat subliniat Țineți apăsată tasta CTRL în timp ce apăsați litera U de pe tastatură.

   De ce?Formatați titlurile coloanelor și totalurile Aplicarea îmbunătățirilor de formatare la titlurile coloanelor și la totalurile coloanelor dintr-o foaie de lucru este o tehnică foarte importantă, mai ales dacă partajați un registru de lucru cu alte persoane. Aceste tehnici de formatare permit utilizatorilor foii de lucru să vadă clar titlurile coloanelor care definesc datele. În plus, totalurile coloanelor conțin de obicei cele mai importante date dintr-o foaie de lucru în ceea ce privește luarea deciziilor, iar tehnicile de formatare permit utilizatorilor să vadă rapid aceste informații.

 

1. Evidențiați intervalul B3:B14 plasând cursorul mouse-ului peste celula B3 și făcând clic stânga și trăgând în jos până la celula B14.
2. Faceți clic pe butonul Comma Style din grupul Number de comenzi din fila Home a Panglicii. Această caracteristică adaugă o virgulă, precum și două zecimale. (vezi Figura 1.33).
   Grupul Number de comenzi
3. Deoarece cifrele din acest interval nu includ cenți, faceți clic pe butonul Decrease Decimal din grupul Number de comenzi din fila Home a Panglicii de două ori (consultați Figura 1.33).
4. De asemenea, numerele vor fi reduse la zero zecimale.
5. Evidențiați intervalul C3:C14 plasând cursorul mouse-ului peste celula C3 și făcând clic stânga și trăgând în jos până la celula C14.
6. Faceți clic pe butonul Accounting Number Format din grupul de comenzi Number din fila Home a Panglicii (consultați Figura 1.33). Acest lucru va adăuga simbolul monedei SUA și două zecimale la valori. Acest format este obișnuit atunci când lucrați cu date de preț. După cum s-a discutat mai sus în secțiunea Formatarea datelor și a celulelor, veți dori să utilizați formatul de contabilitate pentru toate valorile din acest interval, deoarece foaia de lucru conține date non-monede, precum și date valutare.
7. Evidențiați intervalul D3:D14 plasând cursorul mouse-ului peste celula D3 și făcând clic stânga și trăgând în jos până la celula D14.
8. Din nou, selectați Accounting Number Format; aceasta va adăuga simbolul monedei SUA la valori, precum și două zecimale.
9. Faceți clic pe butonul Decrease Decimal din grupul Number de comenzi din fila Home a Panglicii.
10. Acest lucru va adăuga simbolul monedei SUA la valori și va reduce zecimalele la zero, deoarece nu există cenți în aceste cifre.
11. Evidențiați intervalul A1:D1 plasând cursorul mouse-ului peste celula A1 și făcând clic stânga și trăgând peste celula D1.
12. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă butonul Fill Color din grupul Font de comenzi din fila Home a Panglicii (consultați Figura 1.34). Aceasta va pregăti intervalul pentru titlul unei foi de lucru.
    Paleta Fill Color
13. Faceți clic pe culoarea Blue, Accent 1, Darker 25% din paletă (consultați Figura 1.34). Observați că, pe măsură ce mutați cursorul mouse-ului peste paleta de culori, veți vedea o previzualizare a modului în care va apărea culoarea în celulele evidențiate. Experimentați cu această caracteristică.
14. Faceți clic pe A1 și introduceți titlul foii de lucru: General Merchandise World și faceți clic pe bifa din bara de formule pentru a introduce aceste informații.
15. Deoarece fontul negru este greu de citit pe fundalul albastru, veți schimba culoarea fontului pentru a fi mai vizibil. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă butonul Font Color din grupul Font de comenzi din fila Home a Panglicii; selectați White pentru culoare de font pentru acest interval (consultați Figura 1.32).
16. Evidențiați intervalul A1:D1 plasând cursorul mouse-ului peste celula A1 și trăgând până la celula D1.
17. Faceți clic pe săgeata derulantă din partea dreaptă a butonului Font din fila Home a Panglicii; selectați Arial ca font pentru acest interval. (vezi Figura 1.32).
18. Observați că, pe măsură ce mutați cursorul mouse-ului peste opțiunile de stil de font, puteți vedea schimbarea fontului în celulele evidențiate.
19. Extindeți lățimea coloanei D la 14 caractere.
    

    De ce?Semnele număr (####) apar în coloane Când o coloană este prea îngustă pentru un număr lung, Excel va converti automat numărul într-o serie de semne număr (####). În cazul cuvintelor sau datelor text, Excel va afișa doar caracterele care se potrivesc în coloană. Cu toate acestea, nu este cazul datelor numerice, deoarece pot da aspectul unui număr mult mai mic decât ceea ce este de fapt în celulă. Pentru a elimina semnele de număr, măriți lățimea coloanei.

Figura 1.35 arată cum ar trebui să apară foaia de lucru Sheet1 după aplicarea tehnicilor de formatare.

Tehnici de formatare aplicate

Sursa: Barbara Lave, Diane Shingledecker, Julie Romey, Noreen Brown, And Mary Schatz – Beginning Excel. Licența CC BY 4.0. Traducere și adaptare de Nicolae Sfetcu

© 2022 MultiMedia Publishing, Ghidul practic Excel, Volumul 1