Auditarea formulelor în Excel

Excel oferă câteva instrumente pe care le puteți utiliza pentru a revizui formulele introduse într-o foaie de lucru. De exemplu, în loc să afișați rezultatele pentru formulele utilizate într-o foaie de lucru, puteți solicita Excel să arate formula așa cum a fost introdusă în locațiile celulelor. Acest lucru este demonstrat după cum urmează:

1. Cu foaia de lucru Budget Detail deschisă, dați clic pe fila Formulas din Panglică (Ribbon).
2. Faceți clic pe butonul Show Formulas din grupul de comenzi Formula Auditing. Aceasta afișează formulele în foaia de lucru în loc să afișeze rezultatele matematice.
3. Faceți clic din nou pe butonul Show Formulas . Foaia de lucru revine la afișarea rezultatelor formulelor.

Figura 2.8 arată foaia de lucru Budget Detail după activarea comenzii Show Formulas din fila Formulas din Ribbon. După cum se arată în figură, această comandă vă permite să vizualizați și să verificați toate formulele dintr-o foaie de lucru fără a fi nevoie să faceți clic pe fiecare celulă individual. După activarea acestei comenzi, lățimile coloanelor din foaia de lucru cresc semnificativ. Lățimile coloanelor au fost ajustate pentru foaia de lucru prezentată în Figura 2.8, astfel încât toate coloanele să poată fi văzute. Lățimile coloanelor revin la lățimea lor anterioară când comanda Show Formulas este dezactivată.

Figura 2.8 Comanda Arată formule

Pe scurt: Afișați formule

1. Faceți clic pe fila Formulas din Panglică.
2. Faceți clic pe butonul Show Formulas din grupul de comenzi Formula Auditing.
3. Faceți clic din nou pe butonul Show Formulas pentru a afișa rezultatele formulelor.

Comenzi rapide de la tastatură: Afișați formule

• Țineți apăsată tasta CTRL în timp ce apăsați simbolul accent `.

Alte două instrumente din grupul de comenzi Auditare formule sunt comenzile Urmărire precedenți și Urmărire dependenți. Aceste comenzi sunt folosite pentru a urmări referințele de celule utilizate într-o formulă. O celulă precedentă este o celulă a cărei valoare este utilizată în alte celule. Comanda Trace Precedents arată o săgeată pentru a indica celulele sau intervalele (precedentele) care afectează valoarea celulei active. O celulă dependentă este o celulă a cărei valoare depinde de valorile altor celule din registrul de lucru. Comanda Trace Dependents arată unde se face referire la orice celulă dată într-o formulă. Mai jos este o demonstrație a acestor comenzi:

1. Faceți clic pe celula D3 din foaia de lucru Budget Detail.
2. Faceți clic pe butonul Trace Dependents din grupul de comenzi Formula Auditing din fila Formulas din Panglică. Apare o săgeată dublă albastră, indicând locațiile celulelor C3 și F3 (vezi Figura 2.9). Acest lucru indică faptul că celula D3 este referită în formulele care sunt introduse în celulele C3 și F3.
3. Faceți clic pe comanda Remove Arrows din grupul de comenzi Formula Auditing din fila Formulas din Panglică. Acest lucru elimină săgeata Trace Dependents.
4. Faceți clic pe celula F3 din foaia de lucru Budget Detail.
5. Faceți clic pe butonul Trace Precedents din grupul de comenzi Formula Auditing din fila Formulas din Panglică. Apare o săgeată albastră care trece prin celulele D3 și E3 și indică spre celula F3 (vezi Figura 2.10). Acest lucru indică faptul că celulele D3 și E3 sunt referințe într-o formulă introdusă în celula F3.
6. Faceți clic pe comanda Remove Arrows din grupul de comenzi Formula Auditing din fila Formulas din Panglică. Aceasta elimină săgeata Trace Precedents.
7. Salvați fișierul Ch2 Personal Budget.

Figura 2.9 arată săgeata Trace Dependents din foaia de lucru Budget Detail. Punctul albastru reprezintă celula activată. Săgețile indică locul în care se face referire la celulă în formule.

Figura 2.9 Exemplu de urmărire a dependenților

Figura 2.10 Arată săgeata Trace Precedent din foaia de lucru Budget Detail. Punctele albastre de pe această săgeată indică celulele la care se face referire în formula conținută în celula activată. Săgeata indică locația celulei activate care conține formula.

Figura 2.10 Exemplu de urmărire a precedenților

Pe scurt: Urmărirea dependenților

1. Faceți clic pe o locație de celulă care conține un număr sau o formulă.
2. Faceți clic pe fila Formulas din Panglică.
3. Faceți clic pe butonul Trace Dependents din grupul de comenzi Formula Auditing.
4. Folosiți săgețile pentru a determina unde este referită celula în formule și funcții.
5. Faceți clic pe butonul Remove Arrows pentru a elimina săgețile din foaia de lucru.

Pe scurt: Urmărirea precedenților

1. Faceți clic pe o locație de celulă care conține o formulă sau o funcție.
2. Faceți clic pe fila Formulas din Panglică.
3. Faceți clic pe butonul Trace Precedents din grupul de comenzi Formula Auditing.
4. Folosiți punctele pentru a determina ce celule sunt referite în formulă și funcție.
5. Faceți clic pe butonul Remove Arrows pentru a elimina linia punctată.

Rezumat

• Calculele matematice sunt efectuate prin formule și funcții.
• Un semn egal = precede toate formulele și funcțiile.
• Formulele și funcțiile trebuie să fie create cu referințe de celule pentru a desfășura scenarii ”ce-ar fi dacă” în care rezultatele matematice sunt recalculate atunci când una sau mai multe intrări sunt modificate.
• Operatori matematici pe un calculator tipic sunt diferite de cele utilizate în Excel. Tabelul 2.2 „Operatori matematici Excel” enumeră operatorii matematici Excel.
• Când utilizați valori numerice în formule și funcții, utilizați numai constante universale care nu se modifică, cum ar fi zile într-o săptămână, luni într-un an și așa mai departe.
• Referința relativă ajustează automat referințele de celule în formule și funcții atunci când sunt lipite în noi locații pe o foaie de lucru. Acest lucru elimină nevoia de a reintroduce formule și funcții atunci când acestea sunt necesare în mai multe rânduri sau coloane dintr-o foaie de lucru.
• Parantezele trebuie utilizate pentru a controla ordinea operațiunilor atunci când este necesar pentru formule complexe.
• Instrumente de auditare a formulelor, cum ar fi Trace Dependents, Trace Precedents, și Show Formulas, ar trebui să fie utilizate pentru a verifica integritatea formulelor care au fost introduse într-o foaie de lucru.

Sursa: Barbara Lave, Diane Shingledecker, Julie Romey, Noreen Brown, And Mary Schatz – Beginning Excel. Licența CC BY 4.0. Traducere și adaptare de Nicolae Sfetcu. © 2022 MultiMedia Publishing, Ghidul practic Excel, Volumul 1. Toate capturile de ecran care apar în acest text sunt cu drepturi de autor ale Microsoft Corporation. Toate drepturile rezervate. Au fost utilizate cu permisiunea Microsoft Corporation. Telework.ro nu este afiliat și nici nu a fost autorizat, sponsorizat sau aprobat în alt mod de Microsoft Corporation.