Formatarea textului

Folosind opțiunile de design, puteți varia aspectul lucrării dvs. scrise. Puteți face alegeri de design în funcție de preferințele personale, cerințe, scop și public. Aveți multe opțiuni atât în ceea ce privește formatarea textului, cât și utilizarea elementelor vizuale.

Gândiți-vă la un CV, un pliant de eveniment, o pagină dintr-o lucrare de cercetare, o scrisoare de afaceri și o pagină dintr-un roman. Toate aceste articole încep exact la fel, ca o pagină goală. Al doilea pas este de obicei același – se adaugă text. Al treilea pas, însă, diferă, deoarece formatarea textului este diferită pentru a crea aspectul dorit. Pe baza cerințelor sau așteptărilor publicului, uneori veți dori să vă conformați convențiilor. Alteori, puteți folosi mai multe alegeri personale. De exemplu, un eseu conform cu fișa de stil a Asociației Americane de Psihologie (APA) sau a Asociației Limbii Moderne (MLA) (discutată în Capitolul 10 „Publicarea”) are cerințe foarte rigide cu privire la alegerea fontului, dimensiunea marginii, formatarea subtiturilor și plasarea numerelor paginilor. De asemenea, așa cum sa discutat în Capitolul 12 „Scrierea profesională”, Secțiunea 12.1 „Scrierea scrisorilor de afaceri”, o scrisoare de afaceri are unele caracteristici așteptate de public, cum ar fi data, numele și adresa persoanei care primește scrisoarea, salutul, introducerea, corpul, încheierea, salutul, semnătura și informațiile de contact pentru expeditorul scrisorii. O scrisoare de afaceri, totuși, are ceva mai multă flexibilitate decât o hârtie scrisă în stil APA, deoarece puteți varia anumite aspecte, cum ar fi opțiunile de font și marginile. Pe de altă parte, o scrisoare de afaceri scrisă într-un font neobișnuit sau stupid nu va fi probabil bine primită, așa că veți dori să faceți alegeri ținând cont de așteptările publicului.

Alegerea opțiunilor de formatare

Pe măsură ce începeți să proiectați un document, va trebui să luați în considerare aspectul de bază, marginile, spația dintre linii și alinierea pe pagină. Dacă niciuna dintre aceste opțiuni nu contează pentru dvs., puteți pur și simplu să acceptați opțiunile implicite ale software-ului pe care îl utilizați. Cu toate acestea, pentru majoritatea documentelor, probabil că veți dori să faceți unele modificări de la setările implicite. S-ar putea chiar să doriți să modificați setările implicite pentru a se potrivi cu formatul dorit al tipului de document utilizat cel mai frecvent.

Aspect de bază

Va trebui să decideți cel mai bun aspect de bază pentru documentul dvs. De exemplu, dacă scrieți un roman, probabil că veți dori să utilizați text direct în paragrafe. Dar dacă creați o comparație a trei tratamente ale romancierilor pe același subiect, este posibil să doriți să utilizați coloane sau o diagramă. Dacă creați un fluturaș, s-ar putea să preferați casete de text plasate strategic (pentru mai multe despre fluturași, consultați Capitolul 14 „Scris public și personal”, Secțiunea 14.2 „Crearea de pliante și broșuri”). Veți face alegerile de aspect și formatare pe baza cerințelor stabilite sau a alegerilor dvs. personale cu privire la efectele vizuale pe care doriți să le transmiteți cititorilor dvs.

Spațiu alb

Spațiul alb este zona de pe o pagină (pe hârtie sau digitală) care nu este acoperită cu text sau imagini. Rețineți că spațiul alb bine utilizat face o pagină mai atractivă din punct de vedere vizual și mai ușor de citit. Spațiul alb, desigur, nu este întotdeauna alb; pe o foaie de hârtie albastră sau pe un fundal albastru pe o pagină web, spațiul alb este albastru. Indiferent de culoare, un echilibru între spațiul alb și text face o pagină mai ușor de citit și mai atractivă.

Când sunteți liber să alegeți spațiul alb, utilizați spațiul alb pentru a degaja titlurile și subtitlurile din textul principal. Utilizați spațiere 1½ sau dublă pentru corpul textului, pentru a oferi un mic spațiu alb între liniile de text, și utilizați margini de un inch peste tot. Utilizarea coloanelor este o altă modalitate de a crea spațiu alb. Coloanele vă permit să plasați cantități considerabile de text pe o pagină fără a crea un aspect copleșitor.

Margini, spațiere între linii și indentări

De asemenea, puteți seta marginile și spațierea dintre linii pentru a gestiona cantitatea de spațiu alb dintr-un document. În unele situații, cum ar fi o anumită cercetare academică sau un cadru profesional, este posibil să întâlniți linii directoare specifice privind lățimea marginilor și spațierea între linii. În multe situații, totuși, veți putea alege marginile și distanța. Aplicați logica pe măsură ce faceți aceste alegeri, astfel încât documentul să poată funcționa în avantajul dvs. De exemplu, dacă dvs. sau altcineva veți avea nevoie de spațiu pentru a adăuga note sau editări, utilizați spațiere dublă sau triplă și margini largi. Pe de altă parte, dacă aveți nevoie ca textul să se încadreze într-un loc strâns, restrângeți atât marginile, cât și spațierea între linii. Rețineți că, cu cât textul este mai strâns, cu atât este mai puțin invitant la citit. Indentarea este o altă opțiune atunci când faceți planuri de bază de aspect. Din nou, unele situații o impun, iar altele o lasă la discreția ta.

Alinierea pe pagină

Opțiunile de aliniere pot afecta, de asemenea, aspectul general al unei pagini de text. Cu majoritatea programelor de procesare a textului, puteți alege să aliniați textul la stânga, la dreapta sau la centru. De asemenea, puteți justifica textul, care este un fel de combinație a celorlalte trei opțiuni:

Majoritatea documentelor de afaceri și academice folosesc alinierea la stânga ca format standard. Celelalte trei opțiuni sunt utilizate mai rar, dar pot oferi alternative eficiente în situații specifice. De exemplu, de obicei vei centra textul pe o pagină de titlu; de obicei, veți alinia la dreapta numerele paginilor dintr-un cuprins și ați putea justifica textul atunci când doriți să încadrați cantitatea maximă de text în spațiul dat (cum ar fi într-un articol de ziar). Atât textul aliniat la centru, cât și textul aliniat la dreapta ar trebui să fie utilizate cu moderație, deoarece sunt dificil de citit în cantități mari.

Anexele

Informațiile detaliate care ar întrerupe fluxul documentului dvs. sunt mai bine plasate într-o anexă decât în fluxul textului dvs. Utilizarea anexelor facilitează citirea textului pentru cititori și pune deoparte detaliile pe care unii cititori ar putea să nu vrea să le citească sau ar putea dori să le citească independent de corpul principal al textului. Dacă aveți un articol de plasat într-o anexă, intitulați-l „Anexă” și faceți referire la el ca atare în text. Dacă aveți mai multe documente de plasat în anexe, etichetați-le „Anexa A”, „Anexa B” și așa mai departe. Ca și în cazul imaginilor, face’i referire întotdeauna la anexe în punctul relevant din text, dar nu repetați cea mai mare parte a conținutului din text. Următoarele sunt exemple de informații de obicei incluse într-o anexă:

Cifre de buget/costuri
Formulare de consimțământ
Imagini pe toată pagina
Aprobarea Consiliului Instituțional de Cercetare (IRB).
Tabele mari
Scrisori
Liste lungi
Chestionare

Utilizarea funcțiilor de text

Împreună cu opțiunile de bază de aspect, puteți controla aspectul și percepția unui document utilizând anumite funcții de text. Ca și în cazul celorlalte opțiuni de formatare, ar trebui să vă bazați alegerile pe baza preferințelor personale, cerințelor și așteptărilor publicului.

Titluri și subtitluri

Puteți folosi titluri și subtitluri pentru a diviza textul pentru a-l face mai ușor de citit. Țineți cont de două puncte atunci când decideți dacă folosiți titluri și subtitluri: consecvența și organizarea. Titlurile dvs. ar trebui să urmeze un model consecvent atât în ceea ce privește paralelismul, cât și ierarhia conținutului, iar titlurile ar trebui să ajute cititorii să vadă relațiile dintre părțile textului.

Titlurile și subtitlurile oferă, de asemenea, un mijloc de organizare a textului în categorii care îi ajută pe cititori să înțeleagă relația dintre părțile textului atât în timpul unei citiri amănunțite, cât și atunci când aruncă o privire rapidă peste text. În mod clar, titlurile și subtitlurile nu sunt adecvate în anumite situații, cum ar fi în scrisorile de afaceri și în documentele care au doar câteva paragrafe.

Faceți eforturi pentru a crea titluri și subtitluri scurte, informative. În cadrul unui document, mențineți coerența pentru titluri și subtitluri. De exemplu, puteți alege să creați toate titlurile principale expresii gerunzice (de exemplu, Utilizarea funcțiilor de text) și toate subtitlurile ca întrebări (de exemplu, Funcțiile de text vizual vor ajuta?). De asemenea, utilizați aceleași caracteristici de font pentru fiecare nivel de titlu pentru a crea coerență. În unele situații, formatul titlului este prestabilit. Alteori, ai de unde alege. În ambele situații, ar trebui să mențineți formatul paralel pe fiecare nivel.

Fonturile

Procesoarele de text de astăzi oferă de obicei o mare varietate de opțiuni de font. Ar trebui să alegeți un font care să corespundă nevoilor dvs. De exemplu, o lucrare de cercetare ar putea necesita utilizarea fontului Times New Roman pentru ușurință de citit, o invitație ar putea arăta cel mai bine într-un script învolburat fantezist, iar un poster necesită adesea un font întunecat și încărcat pentru vizionarea la distanță. Două fonturi comune care sunt utilizate pe scară largă în setările profesionale și academice sunt Times New Roman și Arial.

De obicei, ar trebui să utilizați font cu 12 puncte pentru textul standard. Titlurile pot avea o dimensiune sau două mai mari. În absența dimensiunilor necesare, ar trebui să utilizați dimensiuni standard pentru a face textul ușor de citit.

Alte caracteristici de text

Împreună cu opțiunile și dimensiunile fonturilor, puteți, de asemenea, să vă îmbunătățiți textul folosind funcții de text vizual, cum ar fi cele care urmează. Puteți utiliza funcțiile în mai multe moduri, cum ar fi pentru a atrage atenția asupra textului, pentru a distinge textul și pentru a face textul mai ușor de citit dintr-o privire.

Accentuat
Italic
Subliniat
Umbrit
Toate literele majuscule
Litere mici
Colorat
Liste (cum ar fi aceasta)

De regulă, ar trebui să utilizați aceste funcții cu moderație, astfel încât să nu le diminuați efectele. Excepții de la această regulă generală sunt unele dintre caracteristicile care au utilizări specifice, stabilite. De exemplu, formatul standard necesită să scrieți acronimele cu majuscule și titlurile cărților cu caractere cursive.

Obținerea unui aspect curat

Deși doriți să luați măsuri pentru a diviza textul dintr-o pagină, nu doriți ca paginile dvs. să pară aglomerate. Pentru a crea un aspect curat, păstrați caracteristicile la minimum.

Utilizați doar una sau două imagini pe o pagină. Deși imaginile ajută la lizibilitatea unei pagini, o pagină are nevoie de un echilibru între text și imagini.
Utilizați doar una sau două liste pe pagină. Deși listele ajută la ca o pagină să pară curată, prea multe liste fac ca o pagină să arate ca o mare listă.
Folosiți titluri numai pentru subiecte și subsubiecte ample. O pagină cu prea multe subtitluri pare aglomerată și neaspectuoasă.
Utilizați maximum trei fonturi diferite pe pagină, dar încercați să utilizați doar unul sau două.
Utilizați fonturi standard, cum ar fi Arial sau Times New Roman, pentru text. Fonturile învolburate, fanteziste sunt greu de citit în cantități mari și vor face textul să pară aglomerat.
Utilizați dimensiuni confortabile de font, cum ar fi font de 10 sau 12 puncte pentru corpul textului, font de 14 puncte pentru subtitluri și font între 20 și 24 de puncte pentru titluri. Folosirea fonturilor prea mari face textul să „țipe”, iar folosirea fonturilor prea mici face textul neatrăgător.

Rezumat

Este posibil ca lucrările scrise în medii academice și profesionale să aibă cerințe prestabilite. Dacă nu aveți cerințe specifice, alegeți formate care se potrivesc nevoilor dvs., cum ar fi coloane, paragrafe sau casete de text plasate strategic. Setați-vă marginile, spațierea dintre linii și indentările pentru a se potrivi nevoilor dvs. Decideți dacă doriți textul dvs. aliniat la stânga, centrat, aliniat la dreapta sau justificat.
Puteți controla aspectul lucrării dvs. scrise utilizând în mod constant titlurile și subtitlurile și alegând cu atenție fonturile și dimensiunile fonturilor.
Puteți crea efecte interesante în text utilizând caracteristici vizuale ale textului, cum ar fi aldine, italice, subliniere, toate majuscule, litere mici, culoare și liste.

Sursa: Writers’ Handbook, sub licență CC BY-NC-SA 3.0. Traducere și adaptare de Nicolae Sfetcu