Software de birotică

Pachetele de birotică sunt colecţii de aplicaţii care ajută utilizatorul în efectuarea sarcinilor obişnuite legate de munca de birou.

Principalele tipuri de aplicaţii incluse sunt detaliate mai jos:

• Editoare de text,
• Calcul tabelar,
• Prezentări,
• Baze de date,
• Agendă.

Principalele pachete de birotică folosite în prezent sunt:

• Microsoft Office
• Open Office
• Lotus SmartSuite
• Corel Word Perfect Office

Editoare de text

Editoarele de text sunt programe utilizate pentru redactarea şi tipărirea de scrisori şi alte documente.

Tipuri de documente:

• Scrisori, faxuri,
• Rapoarte,
• Formulare,
• Etichete pentru corespondenţă.

Utilizarea editoarelor de text aduce numeroase avantaje, cum ar fi:

• Manipularea uşoară a textului (scrierea, ştergerea, mutarea sau copierea unor pasaje de text) în cadrul aceluiaşi document sau între mai multe documente
• Modificarea modului de prezentare al textului fără a-l rescrie
• Urmărirea şi corectarea erorilor se face mai uşor (unele editoare chiar identifica erorile gramaticale sau de ortografie)
• Preluarea simplă a textelor în şi din alte documente;
• Crearea automată de cataloage prin preluarea de date din alte documente;
• Alinierea şi aşezarea în pagină se fac automat de către program;
• Inserarea de imagini, grafice şi tabele;
• Căutarea şi înlocuirea automată a unor pasaje de text;
• Modificarea uşoară a formatului paginii (dimensiuni, margini, spaţiere, numerotare)

Calcul tabelar

Programele de calcul tabelar sunt utilizate pentru lucrul cu tabele, fiind adesea folosite pentru lucrul cu cifre.

Utilizarea programelor de calcul tabelar prezintă următoarele avantaje:

• Manipularea uşoară a datelor (introducerea, ştergerea, mutarea sau copierea)
• Calcularea automata a unor rezultate pe baza datelor introduse (sume, procente, medii etc.)
• Actualizarea automată a rezultatelor atunci când se modifică datele;
• Modificarea modului de prezentare (ex: număr de zecimale), fără a fi necesară reintroducerea informaţiei
• Preluarea simplă a datelor în şi din alte documente;
• Alinierea şi aşezarea tabelelor;
• Crearea şi actualizarea automata a graficelor/diagramelor;

Principalele editoare de text folosite în prezent sunt:

• Microsoft Excel
• Open Office Calc
• Quattro Pro
• Lotus 1-2-3
• Gnumeric
• KSpread
• Framework

Baze de date

Programele pentru gestiunea bazelor de date se folosesc pentru administrarea colecţiilor mari de date, cum ar fi informaţiile pentru evidenta populaţiei. Prin utilizarea unor fişiere structurate şi interconectarea datelor, acestea uşurează mult lucrul cu baze de date, însă presupun cunoştinţe mai avansate în domeniu.

Principalele programe de gestiunea bazelor de date folosite în prezent sunt:

• Microsoft Access
• FoxPro
• SQL (şi versiuni ale acestuia MySQL, PostgreSQL)
• Oracle

Prezentări

Acest gen de programe sunt utilizate pentru crearea de prezentări bazate pe diapozitive, care sa ajute susţinerea unor discursuri, lecţii etc. Prezentările create pot include text, tabele, imagini, animaţii, precum şi un fond sonor – ele pot fi listate pentru a fi oferite pe hârtie, pot fi tipărite pe coli transparente pentru a fi folosite cu un retroproiector sau pot fi rulate direct de pe calculator (eventual cu folosirea unui videoproiector).

Utilizarea programelor de prezentare aduce numeroase avantaje, cum ar fi:

• Manipularea uşoară a textului (introducerea, ştergerea, mutarea sau copierea)
• Combinarea uşoară a textului cu elemente multimedia (imagini, sunet etc.)
• Modificarea uşoară a modului de prezentare al textului (culoare, fond)
• Preluarea simpla a datelor în şi din alte documente;
• Crearea şi actualizarea automata a graficelor/diagramelor;

Principalele programe de prezentare folosite în prezent sunt:

• Microsoft PowerPoint
• Harvard Graphics
• Open Office Impress

Agende

Acestea sunt aplicaţii care înlocuiesc agendele tradiţionale, permiţând notarea şi organizarea datelor de contact (adrese, numere de telefon, fax, email), întâlnirilor /şedinţelor, sarcinilor de îndeplinit şi care permit luarea de notiţe.

Utilitatea acestor programe este şi mai mare atunci când sunt utilizate în paralel cu o agenda electronică (Pocket PC, PDA, Palm) sau un telefon mobil din noua generaţie, care poate prelua aceste informaţii, oferind însă un plus de mobilitate.

Principalele aplicaţii din aceasta categorie sunt:

• Microsoft Outlook
• IBM Lotus Organizer
• Collabrio MyEvents (on-line: Collabrio MyEvents)
• Marketcircle Daylite (pentru Macintosh)

Grafică

Acestea sunt aplicaţii utilizate pentru crearea, scanarea, modificarea şi corectarea imaginilor. Ele sunt mai puţin folosite în activitatea de birou obişnuită, fiind însă importante în realizarea unor anunţuri, postere, publicaţii, cataloage, pagini de prezentare etc.

Cele mai utilizate programe de grafică sunt:

• Corel Draw
• Adobe Photoshop
• Macromedia Fireworks

(Sursa: MCTI)